(tiếp theo)
Tạo lập văn hoá và tiến trình 'Just do it" (Sẵn sàng hành động).
Mục đích:
Làm đúng ngay ở lần đầu là một thành tựu hiếm có, thế nên, việc xây dựng thành công KPI cũng có thể không phải là ngoại lệ. Báo cáo kết quả thực hiện KPIs giống như một bản điêu khắc, bạn có thể bị trỉ chích về gu hoặc về nội dung, nhưng người thực hiện như chúng ta thì không được phép sai lầm. Ban chỉ đạo KPI và đội triển khai KPI cần chắc chắn dự án có được văn hoá "Sẵn sàng hành động" (Just do it), không phải thứ mà mọi bước đi hay biện pháp được mang ra tranh luận như một phần của bài tập thực hành trí tuệ.
Vai trò của nhà cung cấp dịch vụ là bảo đảm đội dự án không mất quá nhiều thời gian để nghiên cứu. Bên cạnh sách hướng dẫn KPI này, nhà cung cấp dịch vụ cần bảo đảm team dự án thông thạo với cuốn The Balanced Scorecard (Bảng điểm cân bằng): Chuyển chiến lược thành hành động do Kaplan và Norton biên soạn. Có rất nhiều ví dụ về mẫu báo cáo sẵn có trên World Wide Web mà chúng ta có thể sửa đi một chút và dùng được cho tổ chức của mình.
Với văn hoá: "Sẵn sàng hành động", người ta tin rằng mình có thể thực hiện được nhiêm vụ của mình, rằng họ không nhất thiết phải dựa vào các chuyên gia mới chạy được dự án. Trong trường hợp nào thì các CEO cũng luôn rất lo lắng và rằng một dự án to như vậy thì chủ yếu phải dựa vào các chuyên gia, tư vấn bên ngoài. Cần hiểu, tư vấn, cũng giống như các nghệ sỹ, có thể không cần thiết sản xuất ra các tác phẩm điêu khắc mà bạn muốn hay cần.
Xây dựng KPI cho tổ chức không phức tạp, tiến trình cần thực hiện trong nội bộ tổ chức, với điều kiện team KPI nội bộ phải có sự giúp đỡ của một nhà cung cấp giàu kinh nghiệm. Vai trò của nhà cung cấp, về nguyên tắc, là một người dẫn dắt nhóm dự án, để từ đó, nhà cung cấp có thể giảm việc tương tác và xuất hiện.
Thế nên, không cần nặng nề đầu tư vào áp dụng BSC trong suốt 12 tháng đầu tiên, vì team dự án cần sử dụng thành thạo các bảng tính, trình bày, ứng dụng dữ liệu. Điều này nhằm giảm thiểu sự trì hoãn do phần mềm đặc biệt dùng để tính toán gây ra ở giai đoạn này.
Người ta sẽ sử dụng công cụ hiệu quả và hiệu suất hơn ở năm thứ 2 của dự án, khi cả tổ chức đã hiểu thấu hơn thế nào là KPI.
Các ứng dụng như như SharePoint Team Services có thể cho phép nhóm KPI thiết lập:
- Trang nội bộ để những ai quan tâm tới KPI có thể truy cập.
- Danh mục các bảng ghi nhớ, bài viết với ngày đáo hạn để ưu tiên các thông báo mới nhất.
- Diễn đàn để trao đổi các vấn đề.
- Nơi cộng tác và trao đổi tài liệu dự án và báo cáo dự án KPI.
- Cơ sở dữ liệu đánh giá nhiệm vụ xây dựng văn hoá "Sẵn sàng hành động",
Team KPI có thể phối hợp và thực hiện các công việc sau:
Nhiệm vụ 1. Đào tạo và giáo dục.
Đào tạo và hỗ trợ team để họ có thể phát triển các biện pháp đánh giá. Đột phá trong thành tựu xây dựng đến từ ứng dụng KPI tại các team đơn vị hoặc nhóm làm việc. Cần nhận thức các nguồn lực giáo dục và thời gian là quan trọng khi áp dụng KPI trong team.
Nhiệm vụ 2. Thông báo phương án tạm dừng các công cụ quản lý hoặc đo lường cũ.
Mỗi tổ chức bình thường đã có sẵn các công cụ đo lường. Các công cụ này cần phải được xem xét lại để hiệu chỉnh phù hợp với kết cấu mới (KRIs, PIs, KPIs). Một khi đã ban hành công cụ mới thì tất cả các công cụ đo lường đang thực hiện trước đây phải dừng lại. Tổ chức tập trung vào KPIs đồng nghĩa với việc đào tạo và giáo dục ứng dụng KPIs.
Nhiệm vụ 3. Kiểm tra lại giá trị cốt lõi và nền tảng của tổ chức.
Khi đã thống nhất phương án KPIs, cần xem lại các bước triển khai phải đồng bộ với các nền tảng:
- Cổ đông.
- Chuyển giao quyền lực tới tuyến đầu.
- Tích hợp các biện pháp đánh giá, đo lường, báo cáo, cải thiện hiệu quả làm việc.
- Mối liên quan giữa biện pháp đánh giá với chiến lược (cho kỳ vọng CSFs, BSC, và quay lại chiến lược).
Nhiệm vụ 4. Đánh giá tiến trình và kế hoạc với cổ đông.
Sự thống nhất về một tiến trình và kế hoạch thực thi KPIs trong khuôn khổ tham vấn ban quản lý, đại diện nhân sự địa phương, các đoàn thể tổ chức đại diện cho người lao động tại doanh nghiệp, nhân viên, khách hàng chính, nhà cung cấp chính và hội đồng quản trị. Rất nhiều quan ngại về phương pháp đánh giá có thể được giải quyết ở giai đoạn này nếu tiến trình triển khi KPIs tại doanh nghiệp được các cổ đông chủ chốt xem xét và phê chuẩn.
Nhiệm vụ 5. Xác định các kỳ vọng của Thẻ điểm cân bằng.
Áp dụng phương pháp tiếp cận thực tế và tránh các tranh cãi về kỳ vọng và tên gọi cho các kỳ vọng.
GRG GLOBAL dịch từ tài liệu KPI nước ngoài.
