Thông thường, để triển khai KPI tại doanh nghiệp, sau khi Ban Giám đốc Công ty đã lựa chọn được một chuyên gia/nhà cung cấp dịch vụ từ bên ngoài tới hỗ trợ Công ty xây dựng và triển khai dự án, thì bước tiếp theo là cần tổ chức một Team KPI nội bộ giúp Chuyên gia và Ban lãnh đạo Công ty triển khai tới từng đơn vị cụ thể ở cấp dưới. Vậy việc xây dựng nhóm chuyên gia nội bộ này cần có các yêu cầu gì?
Các yêu cầu cần thiết khi muốn có một đội ngũ quản lý và thực thi KPI trong tổ chức.
Team KPI cần phải hợp tác với nhau để thực thi các nhiệm vụ dưới đây:
Nhiệm vụ 1. Cần có hỗ trợ từ chuyên gia bên ngoài để giúp lựa chọn và tổ chức một team KPI nội bộ.
Các chuyên gia sẽ lựa chọn từ các nhân viên tài năng, đủ năng lực theo hồ sơ nhân sự để đưa vào team KPI nội bộ, trong đó cần có những người đã có kinh nghiệm thực thi KPI. Chuyên gia sẽ tìm kiếm các thành viên mà hồ sơ của họ cho thấy họ là những người có kỹ năng giao tiếp tốt, tinh ý với các cải cách hay sáng kiến, khả năng hoàn thành công việc, có kiến thức rộng về tổ chức và bộ phận trực thuộc, khuynh hướng bàn bạc và thảo luận công khai, thái độ làm việc tích cực ngay cả khi có áp lực. Chuyên gia sẽ sử dụng các câu hỏi chuyên môn để phỏng vấn trong quá trình tuyển chọn. Cũng cần thực hiện một số bài kiểm tra cho khả năng tiềm ẩn của ứng viên trong team dự án, nếu như họ chưa có kinh nghiệm làm việc trong một dự án lớn từ trước. Giám đốc nhân sự sẽ được thông báo và hợp tác trong việc kiểm tra này.
Nhiệm vụ 2. Chuyên gia đàm phán để tìm kiếm và xây dựng một team KPI nội bộ làm việc tận tâm và toàn thời gian.
Chuyên gia cần thuyết phục ban giám đốc rằng các nhân viên trong đội dự án cần phải được làm việc toàn thời gian. Ban giám đốc cần đồng ý và không phàn nàn nếu dự án bắt đầu trước thời gian dự kiến.
Nhiệm vụ 3. Chuyên gia xác định và chọn điều phối viên dự án.
Chuyên gia cần chọn người có năng lực kết nối và liên lạc tại từng đơn vị, bộ phận kinh doanh hoặc nhóm hỗ trợ. Người này cần có kiến thức nghiệp vụ, vì vai trò của họ là cung cấp cho team KPI nội bộ các kiến thức chi tiết về lĩnh vực chuyên môn, hoạt động nghiệp vụ của đơn vị mình, đưa ra các phản hồi, và các công việc liên quan.
Nhiệm vụ 4. Chuyên gia đặt lịch đào tạo và thực hiện đào tạo thực hành cho nhóm KPI nội bộ.
Với một tổ chức có hơn 3000 nhân viên, chuyên gia cần thực hiện đào tạo các team KPI là đại diện của các đơn vị kinh doanh. Các team này sẽ hỗ trợ team KPI nội bộ trung tâm, những người sẽ là tư vấn cho đội KPI của các đơn vị kinh doanh bên dưới. Chuyên gia sẽ đào tạo các tư vấn trong team KPI chính, sau đó đào tạo các team KPI tại các đơn vị trực thuộc, lần lượt.
Chuyên gia cần thiết lập các khoảng cách đào tạo, một số các bài tập thực hành cho nhóm, có thể bao gồm:
- Chuẩn bị trình bày và thể hiện một ý tưởng bất kỳ.
- Nghiên cứu bài tập tình huống theo thực tế công ty và mạng tin học nội bộ của công ty. Ví dụ:
+ Hãy tìm ra năm báo cáo nội bộ về đánh giá hiệu quả làm việc tại công ty.
+ Hãy tìm ra bài viết về chủ đề đang thảo luận trên báo mạng đại chúng có uy tín.
- Đi dã ngoại cùng team vào cuối tuần để cùng làm team-building. Nhóm KPI cần đào tạo và hỗ trợ. Hình thức đào tạo bao gồm:
+ Hiểu sâu và cụ thể về sách hướng dẫn về xây dựng và triển khai KPI.
+ Cách phổ biến kiến thức có sử dụng các phương pháp thực hành, kỹ năng hành động thực tế.
+ Cách tổ chức và thực hiện các hội thảo sắp được thực hiện trong nội bộ công ty trong thời gian tới.
+ Cách trình bày và truyền tải các thông tin theo tiến độ dự án.
+ Cách thiết kế dữ liệu.
+ Cách duy trì một team làm việc sôi nổi trên mạng nội bộ của tổ chức.
CRG GLOBAL dịch từ tài liệu KPI nước ngoài.
