Thước đo hiệu suất lao động

Thiết kế hệ thống chỉ số KPI

Chúng tôi giúp doanh nghiệp thiết kế và thực hiện hệ thống “Chỉ số đo lường hiệu suất” (KPI – Key Performance Indicators) cho từng bộ phận cơ bản và toàn diện cho toàn bộ công ty nhằm tăng năng suất lao động của mỗi cá nhân hoặc bô phận nói riêng và năng lực cạnh tranh của toàn doanh nghiệp nói chung.

Nói một cách nôm na, tương tự như khi đi khám bệnh, bác sĩ sẽ chỉ định một loạt những xét nghiệm (thử máu, huyết áp, nhịp tim, X quang, nước tiểu, mắt, mũi, chân tay, thần kinh, vv…). Những xét nghiệm này sẽ cho ra một loạt kết quả thể hiện bằng những chỉ số định tính và định lượng. Tất cả những thông tin đó đều là KPI về tình trạng sức khỏe của mỗi chúng ta.

Chúng ta giám sát sức khỏe của mình, của doanh nghiệp, phòng ban và nhân viên,… thông qua các KPIs. Từ đó biết được chúng ta đang có sức khỏe tốt hay xấu, doanh nghiệp đang thắng hay thua, nhân viên đang hoạt động ra sao, v.v… để rồi đưa ra các biện pháp giải quyết hiệu quả.

Hệ thống KPI tổng hợp tất cả các chỉ số KPI riêng lẻ, đo lường được hiệu quả công việc bằng những luồng thông tin khép kín của công ty, đảm bảo quy trình quản lý được vận hành trôi chảy, giúp doanh nghiệp có thể kiểm soát được công việc theo thời gian thực và tạo ra hiệu suất cao cho doanh nghiệp.

ERP với những quy trình nhập liệu ngay khi nó xảy ra, giúp cho việc đo lường KPI một cách chính xác, những kết quả đo lường có thể được thể hiện ngay tức khắc một cách khách quan nhất.

Thiết kế hệ thống báo cáo

Những dữ liệu thu thập được trong một hệ thống công nghệ thông tin, quản lý thông tin hữu ích cùng với những kiến thức mới, lối trình bày đơn giản, xúc tích và những báo cáo có định dạng cụ thể phù hợp cho việc quản lý của mỗi doanh nghiệp là là công việc quan trọng của đội ngũ tư vấn ERP, giúp các nhà lãnh đạo, các nhà tổ chức và cả các bộ phận đưa ra quyết định nhanh chóng và đúng đắn nhất.

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, một khoảnh khắc có thể quyết định cả sự phát triển của một tổ chức, nó đòi hỏi phải có một hệ thống quản lý thông tin chặt chẽ, trong đó dữ liệu được hiển thị nhanh chóng, trình bày khoa học, đầy đủ, chính xác, đặc biệt là khả năng phân tích và tính dự báo cao…

Nhiệm vụ của chúng tôi là thiết kế các hệ thống báo cáo đặc biệt cho mỗi phòng ban, có độ tin cậy cao, có tính nhất quán rất cao, cụ thể như sau:

Xác định các thông số và chỉ số đo lường cần thiết;
Thiết kế các mẫu bảng biểu chứng từ và báo cáo phù hợp cho mỗi doanh nghiệp;
Thiết kế hệ thống kiểm soát chéo cho các báo cáo;
Thiết kế hệ thống đo lường, dashboard đặc trưng
Phân quyền báo cáo theo phòng ban hoặc theo chức năng công việc…

Lợi ích của KPI

Dưới đây là một số lợi ích khi sử dụng ERP vào hệ thống đáng giá KPI của doanh nghiệp một cách hiệu quả:

Giảm tải việc nhập dữ liệu và các sai sót

ERP thiết lập, tập trung các thông tin của doanh nghiệp thành một hệ thống và được kiểm soát chặt chẽ. Điều này có nghĩa là không cần quá nhiều các phòng ban khác nhau giám sát luồng thông tin quan trọng, giảm các thủ tục giấy tờ, do đó làm giảm thiểu khả năng sai sót.

Cắt giảm chi phí hoạt động

Khả năng hiển thị trọn vẹn các chỉ số hiệu suất trên nền tảng hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm, cung cấp đầy đủ thông tin trên từng phút, chính xác những gì đang diễn ra và những gì sắp xảy ra với doanh nghiệp của bạn trước khi quá muộn để có thể tiến hành điều chỉnh. Dự báo chính xác nơi mà các khoản tiền đầu tư của bạn cần phải được cắt giảm, ERP có thể cung cấp thông tin này cả ở mức độ tóm tắt và ở mức độ chi tiết.

Tăng thông

Dự báo được tắc nghẽn có thể xảy ra trước khi chúng xảy đến là chìa khóa để tăng thông và ERP có thể giúp mọi hoạt động trong doanh nghiệp của bạn hiện lên rõ ràng. Lập danh mục bán hàng hiệu quả hơn cũng làm giảm thời gian chết và giảm việc làm thêm giờ.

Giảm thời gian lựa chọn nguyên liệu đầu vào.

Cập nhật thông tin từng phút hiệu suất của các nhà cung ứng các nguyên vật liệu cần thiết cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, nhờ đó bạn có thể thoải mái lựa chọn các nhà cung cấp thích hợp và đưa ra các yêu cầu về nguyên liệu giúp họ đáp ứng bạn một cách nhanh chóng và thuận lợi.

Cải thiện thời gian giao hàng

Báo cáo chi tiết về shop floor và nguyên vật liệu cho bạn thấy nơi nào có thể gây tắc nghẽn hoặc các vấn đề trong chuỗi cung ứng đầu vào và trên shop floor có thể sẽ mất thời gian sửa chữa trước khi chúng gây ra một vấn đề trong quá trình giao hàng. Ngoài ra, dữ liệu được hiển thị cụ thể sao cho những vật phẩm có sẵn sẽ được đem đi bán, bảo đảm tính khả thi ngày lúc đơn đặt hàng được đặt, để bạn không phải chạy theo một khoảng thời gian giao hàng không thực tế.

Giảm chi phí mua

Dự báo được yêu cầu từ phía nhà cung ứng, lợi dụng tốt hơn các vi phạm về chất lượng, và theo dõi hiệu suất họat động các nhà cung cấp với ERP, bạn có thể nhận được giá tốt nhất từ phía nhà cung cấp.

Giảm hàng tồn kho

Cung cấp đầy đủ, phân tích kiểm kê hàng tồn kho thực tế và thông tin lượng vật liệu tính đến thời điểm hiện tại , bạn chỉ phải đặt hàng những nguyên liệu mà bạn cần, mà không cần phải dự trữ hàng tồn kho ” như một sự đề phòng”. Tự động tính toán, điều chỉnh lượng hàng tồn sao cho an toàn và cho phép lượng hàng dư thừa nhất định để giữ hàng trong kho trong một giới hạn thiết lập đồng thời giữ chi phí hàng tồn kho ở mức tối thiểu.

Nâng cao năng lực cạnh tranh

Với sự cải thiện tất cả các chỉ số KPI của toàn bộ công ty, năng suất và hiệu suất hoạt động của toàn công ty sẽ được cải thiện một cách đáng kể một cách bền vững và ít bị ảnh hưởng bởi những yếu tố khách quan. Tóm lại năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp sẽ được tăng lên một cách rõ rệt. Doanh nghiệp sẽ dễ dàng vươn lên với sức mạnh của riêng mình hoặc giữ vững vị trí cao của mình.

LÊ NGỌC QUANG, Giám đốc giải pháp của BDO Việt Nam & Chuyên gia ERP của CRG GLOBAL.