(tiếp theo)
Quảng cáo và truyền thông hệ thống KPI mới cho toàn thể nhân viên.
Mục đích: Tất cả các nhân viên phải được chuẩn bị để thay đổi. Team dự án và Ban lãnh đạo cấp cao cần:
- Thuyết phục nhân viên về nhu cầu cần phải thay đổi bằng việc chia sẻ thông tin trung thực và cởi mở.
- Thông báo rõ những thay đổi nào cần thực hiện.
- Trình bày cách thức/giải pháp mà KPI đóng góp cho một chiến lược thay đổi rộng lớn hơn.
- Thu hút sự quan tâm của nhân viên để họ muốn tham gia.
- Thông báo, nói chuyện với nhân viên về sự kháng cự có thể xảy ra với thay đổi và việc đánh giá hiệu quả làm việc mới. Cần tổ chức một chương trình tóm lược chính thức để thông báo ngắn gọn các thay đổi liên quan tới việc đưa và áp dụng KPI vào tổ chức. Theo đó, cần kết luận tất cả nhân viên nên tin là họ cần phải làm gì đó khác đi, và các nhóm nhân viên quan trọng cần được hiểu rõ về các vấn đề áp dụng và làm thế nào các biện pháp đo kết quả làm việc này được sử dụng. Những nhân viên tỏ ra có năng lực với mô hình KPI mới nên trở thành cộng tác viên hoặc điều phối viên của nhóm dự án, những người này sẽ giúp và hỗ trợ team KPI phát triển và ứng dụng KPI.
Những nhiệm vụ quan trọng nhất đối với việc quảng cáo và truyền thông KPI cho tất cả nhân viên. Team KPI cần hợp tác thực hiện các công việc sau để hoàn thiện chức năng của nhóm:
Nhiệm vụ 1. Thực hiện khảo sát trong toàn hệ thống: Một bản khảo sát cần được thực hiện để tìm ra những quan điểm hiện tại về hệ thống đánh giá công việc đang tồn tại, những lo lắng hiện tại về dự án mới và cái gì cần phải quan tâm và đả thông cho nhân viên. Với sự giúp đỡ của bộ phận nhân sự, cần lựa chọn các nhân viên kinh nghiệm tới mọi khu vực, các cấp độ nhân viên. Việc lấy khảo sát chéo này cần được tiến hành với không quá 200 nhân viên hoặc 10% tổng số nhân viên và không khảo sát dưới 50 nhân viên. Dữ liệu thu thập quá lớn sẽ gây khó khăn và cũng không đưa ra được các vấn đề mới. Câu hỏi khảo sát cần lấy từ bộ câu hỏi nguồn.
Nhiệm vụ 2. Xây dựng một tình huống cho thay đổi với sự trợ giúp của truyền thông.
Mô tả KPI là một phần sáng kiến được ủng hộ của Ban lãnh đạo cao nhất nhằm đối phó với các áp lực mà tổ chức đang gặp phải. Chỉ rõ các áp lực này theo các thuật ngữ mà nhân viên có thể hiểu được. Sử dụng thông tin tương đối từ chuẩn mực sơ khởi để nhấn mạnh khoảng cách thực hiện công việc giữa tổ chức của bạn và cẩm nang thực hiện công việc. Quan trọng là sử dụng các dịch vụ của một chuyên gia về quan hệ công chúng.
Nên nhớ, bạn chả có gì bán ngoài logic! Bạn bán thông qua việc truyền dẫn tình cảm. Vì thế, chúng ta cần sửa đổi cách chúng ta đưa chiến dịch Sale này tới nhân viên:
- Trộn lẫn vừa phải các biện pháp đánh giá công việc, mà các biện pháp này sẽ làm công việc được ghi nhận và mang tính tận hưởng hơn, ví dụ như ghi nhận năng lực làm việc của nhân viên.
- Tập trung vào các biện pháp đúng có nghĩa là công việc của nhân viên sẽ hiệu quả hơn, ví dụ, công việc hàng ngày sẽ liên kết tốt hơn với các mục tiêu của tổ chức.
- Càng ngày, nhân viên càng được trao quyền và chủ động hơn, ví dụ, nhân viên được ra quyết định nhiều hơn.
- Áp dụng thành công KPI sẽ nâng cao khả năng sinh lời và từ đó giúp công việc được bảo đảm hơn, có thể tiền lương sẽ tăng, ví dụ...thông qua việc sắp sếp chia lợi nhuận.
Rất nhiều giai đoạn khởi tạo đã thất bại ở rào cản này chỉ vì chúng ta quá chú trọng vào thay đổi văn hoá thông qua bán logic, viết báo cáo, đưa ra các mệnh lệnh qua email. Những hành động như vậy không hiệu quả. Dự án này cần một cỗ máy PR đứng đằng sau. Không trình bày, không email, không biên bản ghi nhớ hay giấy tờ có thể gửi tới nhân viên của chúng ta chừng nào chiến dịch này chưa được giao cho một chiến binh chuyên gia truyền thông. Tất cả các trình bày của bạn phải được chuyên gia truyền thông xem và sửa trước.
Nhiệm vụ 3. Sử dụng tầm nhìn để thu hút nhân viên.
Tạo ra sự hứng thú về KPI bằng cách vẽ ra một bức tranh nơi làm việc trông sẽ như thế nào trong 3 năm tới, sau khi KPI được áp dụng. Dần thì các nhân viên được trao quyền sẽ bắt đầu tập trung sự chú ý của họ về một tầm nhìn về một nơi làm việc mới. Nhưng ngay từ đầu, team KPI phải đam mê về nhiệm vụ này. Chuyên gia truyền thông cần bảo đảm mọi tài liệu công bố đều thể hiện tầm nhìn này ở mức độ chính xác và phù hợp nhất. , ví dụ, như trong văn bản ghi nhớ, slide trình bày, và trang mạng nội bộ KPI của nhóm dự án.
Nhiệm vụ 4. Lần lượt tổ chức các buổi diễn lưu động cho toàn thể nhân viên.
Hãy thông báo ngắn gọn nội dung các buổi diễn lưu động này cho nhân viên để họ nhận được thông điệp, chú trọng kỹ năng ngôn từ, văn chương và biểu đồ ca làm việc. Quan trọng là thể hiện được sự tồn tại của cổ đông trong việc thay đổi nhằm bảo đảm nhân viên/đại diện công đoàn cũng có thể phát biểu với nhân viên tham dự với mục tiêu giới thiệu KPI.
Các hội thảo hiệu quả nhất có vẻ được tổ chức ở những khu vực làm việc không chính thức, có mời các quản lý cơ sở được nhiều người biết đến, nhằm có được tối đa các phản hồi, như, trong các nhóm lớn, việc sử dụng các câu hỏi nhanh sẽ hỗ trợ tiến trình này.
Trao đổi và phát biểu với nhân viên về các suy nghĩ, quan điểm được họ nêu trong khảo sát là rất quan trọng với người nghe thông qua các nhóm ý kiến được nêu vắn tắt, và mô tả rõ tầm nhìn của tổ chức. Các tóm tắt được sử dụng nhằm giải thích mục tiêu và các sử dụng KPI, các quan ngại, các nguyên tắc cơ bản và con đường thực hiện phía trước.
Nói chung nhân viên thường lo là thông tin từ phương pháp đánh giá mới sẽ:
- Tập trung vào cá nhân và chống đối cá nhân người lao động, ví dụ như mục tiêu kỷ luật.
- Bị kiểm soát bởi công tác quản lý.
- Bị lọc về nội dung trước khi công bố (ví dụ: họ chỉ cho chúng ta xem những cái gì có lợi cho họ)
- Bị sử dụng để khiển trách kết quả thực hiện công việc khi có vấn đề.
Nhiệm vụ 5. Minh hoạ "Tiếp theo sẽ đi đâu?" - trang thông tin KPI nội bộ.
Giới thiệu cho nhân viên vào xem trang thông tin KPI nội bộ của Nhóm dự án KPI, hướng dẫn họ cách sử dụng. Mô tả các bước cần thiết để triển khai, phát triển và ứng dụng KPI, chỉ ra vai trò chính của nhân viên, công bố khung thời gian hoàn thành tiến trình. Khi bạn cam kết việc thực hiện trong một khung thời gian nhất định, công bố thông tin này, hãy mô tả những quy định và nguyên tắc để đạt được deadline đó.
CRG GLOBAL dịch từ tài liệu KPI nước ngoài.
