(tiếp theo)
Lưu trữ các phương pháp do hiệu quả làm việc bằng cơ sở dữ liệu.
Mục đích: Nhóm KPI sẽ tập trung và lưu trữ các biện pháp đo hiệu quả làm việc từ các thông tin thu được trong suốt các thảo luận với ban quản lý cao nhất, kiểm tra lại các kho lưu trữ của công ty, xem lại các báo cáo tháng, các nghiên cứu bên ngoài từ lúc khởi đầu dự án. Các biện pháp đánh giá được công nhận cần sắp xếp trong cơ sở dữ liệu. Các dữ liệu này cần phải được cập nhật, hoàn thiện, sẵn sàng cho tất cả nhân viên cần được hỗ trợ để giúp họ hiểu các biện pháp đánh giá, từ đó hỗ trợ họ trong cách lựa chọn đánh giá đội nhóm của mình.
Cơ sở dữ liệu cần có các miền sau:
- Mô tả biện pháp đánh giá.
- Giải thích biện pháp này được tính, đo như thế nào
- Loại đánh giá (KRI, PI, KPPI)
- Người có trách nhiệm thu thập đánh giá.
- Hệ thống nơi dữ liệu lấy nguồn hoặc được thu thập.
- Các chọn lọc cần có để cho ra các thông tin về "thời gian thực"
- Biện pháp đánh giá này ảnh hưởng tới những thẻ điểm cân bằng nào.
- Các trình bày được đề xuất (loại biểu đồ/đồ thị, v.v..)
- Được đo trong với tần suất như thế nào
- Liên kết với đo CSF
- Phòng/ban chức năng đại diện, được uỷ quyền khi nhân viên cần hành động ngay lập tức.
- Các tổ/nhóm được chọn để đo
Các nhiệm vụ chủ chốt cho Đánh giá hiệu quả công việc được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu.
Nhiệm vụ 1. Lựa chọn cơ sở dữ liệu (CSDL) được truy cập rộng và thân thiện với người sử dụng.
Hầu hết các tổ chức hoạt động trên các ứng dụng về cơ sở dữ liệu không đủ công suất sử dụng. Nhóm KPI phải học để sử dụng ứng dụng CSDL nội bộ, thiết kế và xây dựng CSDL đánh giá hiệu quả công việc sao cho dễ sử dụng.
Nhiệm vụ 2. Định cư một loại CSDL.
Dựa trên một nền tảng ổn định, việc đánh giá được xác định cần nhập đầu vào trong CSDL để bảo đảm không bị mất trong một đống tài liệu giấy tờ. Để duy trì sự liên tục đầu vào, một người hay một nhóm nhỏ cần chịu trách nhiệm về việc này. Nhập đầu vào dễ dàng cần được thiết lập trong CSDL để hỗ trợ nhập các công cụ đo trong một khoảng thời gian nhất định.
Nhiệm vụ 3. Đào tạo tất cả các tổ, nhóm sử dụng CSDL và thường xuyên tinh lọc các phương pháp đo.
Team KPI cần được đào tạo đầy đủ để không chỉ sự dụng được CSDL mà còn làm chủ được các miền dữ liệu quan trọng. Cần tổ chức các hội thảo để đào tạo team, và cân nhắc các biện pháp đo mới có phù hợp với team hay không. Team sẽ thường xuyên tinh lọc các biện pháp đo theo kiểu "bóc hành từng lớp". Từ đó, một hệ thống thứ bậc sẽ được phát triển, một số phương pháp bị loại trừ, các phương pháp mới sẽ có tác động sâu tới tương lai của tổ chức.
Nhiệm vụ 4. Đảm bảo tất cả CSDL và miền dữ liệu được hoàn thiện cho mọi phương pháp đánh giá.
Team dự án cần thường xuyên rà soát CSDL, làm gọn gàng dữ liệu, sao lưu dự phòng, khuyến khích team xem lại các phép đo đã được các đồng nghiệp khác lựa chọn. Team KPI, với sự trợ giúp của tư vấn và các công cụ, cần sửa đổi các checklist trước khi áp dụng phù hợp với tổ chức và phương pháp tiếp cận mong muốn.
Nhật Quỳnh, Founder of CRG GLOBAL dịch từ tài liệu KPI nước ngoài
