GIỚI THIỆU CÔNG CỤ QUẢN TRỊ "ZERO-BASED BUDGETING" TRONG DOANH NGHIỆP.
Khái niệm Zero-Based Budget (ZBB) nghĩa là gì?
Lập ngân sách từ đầu (ZBB) là phương pháp lập ngân sách trong đó tất cả chi phí phải được lập và dành cho một thời điểm/chu kỳ kinh doanh mới. Tiến trình ZBB khởi điểm từ một "tư duy nền tảng 0" và mọi chức năng trong tổ chức đó được phân tích để phục vụ nhu cầu và chi phí của tổ chức. Việc lập ngân sách xoay quanh công việc gì sẽ cần phải thực hiện trong thời gian tới, bất biết ngân sách cao hay thấp hơn so với cùng kỳ năm ngoái.
ZBB cho phép các mục tiêu chiến lược ở mức cao nhất được thực thi theo tiến trình ngân sách cho các hoạt động mang chức năng cụ thể, nơi chi phí có thể được nhóm lại trước rồi mới đo đếm dựa trên kết quả trước đây đã có và các kỳ vọng hiện tại. Với bản chất hướng vào chi tiết, ZBB có thể là một tiến trình cuốn gói trong vài năm, với các lĩnh vực/công việc theo chức năng được nhà quản lý hoặc lãnh đạo đánh giá tại một thời điểm nhất định. ZBB có thể giúp ta giảm các chi phí bằng việc tránh được tăng hay giảm chung đối với ngân sách ở một thời điểm trước đó. Tuy vậy, quá trình tốn thời gian này sẽ kéo dài lâu hơn là việc lập ngân sách dựa trên chi phí, truyền thống. Áp dụng ZBB là có lợi khi công việc/dự án có doanh thu trực tiếp hoặc sản xuất trực tiếp, khi đóng góp từ các công việc này dễ xác minh hơn là công việc tại các phòng ban như dịch vụ khách hàng hay nghiên cứu và phát triển.
Lập dự toán từ đầu và Lập dự toán theo truyền thống.
Lập dự toán theo truyền thống chỉ hữu ích khi ta cần có sự gia tăng ngày một lớn so với ngân sách cũ, ví dụ tăng 2% chi tiêu sẽ đối lập với việc xác minh chi phí cũ và mới, cái gọi là lập dự toán từ đầu ZBB. Lập dự toán truyền thống chỉ phân tích chi tiêu mới trong khi ZBB bắt đầu từ con số 0 và có ý nghĩa khi xác minh chi phí phát sinh, cũ bên cạnh các con số chi tiêu mới. Lập ngân sách từ đầu nhằm đặt trách nhiệm lên nhà quản lý để ấn định chi phí và nhằm hướng đến giá trị cho tổ chức bằng việc tối ưu hoá chi phí chứ không phải là tối ưu hoá doanh thu.
Ví dụ về Lập ngân sách từ đầu.
Cứ cho là công ty bạn đang sản xuất dụng cụ xây dựng và đang áp dụng phương pháp ZBB để tính chi phí cho bộ phận sản xuất. Công ty nhận thấy chi phí của các bộ phận cố định được sử dụng ở thành phẩm và thuê ngoài tăng 5% mỗi năm. Công ty có khả năng làm những bộ phận này tại công ty với việc sử dụng nhân công sẵn có. Sau khi cân đối các điểm tích cực và tiêu cực cho việc sản xuất tại nhà máy, công ty thấy rằng họ có thể chế tạo các bộ phận này với chi phí rẻ hơn nhiều khi thuê ngoài.
Như vậy, thay cho việc tăng ngân sách hàng năm và tăng chi phí hàng năm, công ty đã xác định được tình huống từ đó xác định việc có thể tự sản xuất hoặc thuê nhà cung cấp bên ngoài cho thành phẩm. Việc lập ngân sách theo truyền thống có thể không giúp bạn lèo lái việc tính chi phí. Tuy nhiên, ZBB cũng có thể liên quan hơn tới việc tính chi phí được cân đo đối lập với việc dùng phương pháp này để tiết kiệm được tiền.
Dịch từ tài liệu tiếng Anh
Nhật Quỳnh, CRG GLOBAL
