OKR (Objectives and Key Results – Mục tiêu và kết quả then chốt) được thiết kế bởi Andy Grove (nhân viên tập đoàn Intel), phương pháp này được ông phát triển từ mô hình S.M.A.R.T và MBO (Management by Objectives – Quản trị theo mục tiêu) nhưng lại mang tính tham vọng và quyết liệt hơn. Vào năm 1999, John Doerr (một trong những nhà đầu tư lớn nhất của Google) đem OKR về với công ty startup còn non trẻ Google và dùng phương pháp OKR giúp Google trở thành một trong những công ty hàng đầu thế giới. Kể từ thành công của OKR tại Google, hàng loạt những công ty khác, từ startup, đến SME và ngay cả những tập đoàn lớn đều áp dụng OKR vào hệ thống của mình và gặt hái nhiều thành công.
1. OKR là gì?
Objectives & Key Results là khung quản trị mục tiêu công việc. OKR giúp cải thiện sự gắn kết của nhân viên cũng như quản lý, giữ họ tập trung vào các mục tiêu chính và thúc đẩy họ phát triển cho sự thành công của doanh nghiệp. Về cơ bản, quy trình của OKRs bao gồm xác định các mục tiêu cho doanh nghiệp và theo dõi kết quả tiến hành sau một khoảng thời gian cụ thể.
more
ORK lần đầu được giới thiệu với Google bởi John Doerr, một trong những nhà đầu tư đầu tiên của Google kể từ khi thành lập. Công thức OKR nguyên mẫu của John Doerr là: “Tôi sẽ thực hiện … (Mục tiêu) được đo lường bởi … (các Kết quả then chốt)”. OKR được tạo thành từ các mục tiêu khác nhau, chính là "những gì tôi muốn đạt được", kết hợp với một số kết quả then chốt, cũng chính là "cách tôi sẽ hoàn thành các mục tiêu này".
Cách thiết lập một khung quản trị OKR
OKR được thiết lập để đảm bảo rằng các nhân viên hiểu rằng nỗ lực của họ sẽ đóng vai trò quan trọng trong thành công của doanh nghiệp, khi họ tuân thủ theo các giá trị và ưu tiên của doanh nghiệp. Điều quan trọng là khiến các nhân viên của bạn hiểu rằng các công việc họ thực hiện mỗi ngày đều có tác động đến thành công của công ty trong tương lai, bất kể vai trò của họ là gì.
Mục tiêu của OKR thường là những mục tiêu có tính tham vọng cao hoặc là các “mục tiêu mở rộng” buộc nhân viên của bạn phải xem xét lại cách thức làm việc của họ để đạt hiệu suất cao nhất. Những mục tiêu mở rộng này khiến các nhân viên phải theo đuổi những mục tiêu mà họ vốn xem như điều không tưởng, thúc đẩy họ trở nên sáng tạo và cấp tiến hơn trong công việc và trở nên năng suất hơn.
Thiết lập các mục tiêu (Objective)
Mục tiêu là những mô tả định tính về những điều doanh nghiệp muốn đạt được, các mục tiêu này giúp doanh nghiệp đi đúng hướng để đạt được kết quả mong muốn. Khi đặt mục tiêu, hãy trả lời câu hỏi: “Ưu tiên quan trọng nhất hiện tại của doanh nghiệp là gì?” Những mục tiêu được chọn sẽ gây khó khăn cho nhân viên của bạn, nhưng chúng không phải là không thể hoàn thành. Nói cách khác, các mục tiêu này phải là những mục tiêu thực tế, có thể thúc đẩy cả nhóm và giúp họ đạt được những kết quả lớn hơn và những thành tựu sáng tạo hơn.
Mục tiêu thường phải được hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định: một chu kỳ ba tháng sẽ phù hợp hơn, tránh mắc phải sai lầm "đặt ra mục tiêu và quên mất". Đối với các lãnh đạo, kiểm tra những mục tiêu đã đặt ra và thiết lập các mục tiêu mới một cách có hệ thống sẽ giúp bạn theo dõi cẩn thận hiệu suất của cả nhóm và xác định hướng phát triển rõ ràng để thành công trong tương lai.
Thiết lập các kết quả then chốt (Key result)
Các kết quả then chốt sẽ đi kèm với các mục tiêu đã chọn. Mỗi mục tiêu nên có từ 3 đến 4 kết quả then chốt để hỗ trợ đo lường quá trình hoàn thành các mục tiêu. Điểm quan trọng nhất của các kết quả then chốt chính là đảm bảo chúng là các mục tiêu định lượng, hoặc là những kết quả có thể đo lường được qua số liệu. Key result là những yếu tố giúp xác định sự thành công hoặc thất bại trong việc hoàn thành các mục tiêu đã đặt ra.
Tránh tạo các kết quả then chốt không rõ ràng, bởi chúng là những yếu tố chính để các nhân viên của bạn tập trung vào khi thực hiện các nhiệm vụ của họ. Các kết quả then chốt góp phần hoàn thành các mục tiêu được đề ra, do đó, chúng phải có sự liên quan, rõ ràng và hợp lý để các nhân viên của bạn có thể đạt kết quả như mong đợi.
Những chỉ số đo lường của Key result có thể được kết hợp với các chỉ số khác như KPI để làm rõ hơn các tiêu chí của nó, đồng thời đo lường kết quả công việc cuối cùng của nhân viên. Thông thường, các kết quả của OKR sẽ áp dụng hệ thống nhị phân “0 và 1”. Nếu bạn ghi được 0,3 điểm hoặc 30 phần trăm mục tiêu, thì bạn đã không đạt các mục tiêu đã đặt ra. Trong khi đó, đạt số điểm 0,7 hoặc 70 phần trăm mục tiêu được đánh giá là đã đạt mục tiêu, bởi vì, các mục tiêu của OKR thường là mục tiêu dài hạn hoặc “mục tiêu kéo dài” và sẽ mất nhiều thời gian hơn một quý để hoàn thành.
Ví dụ
Hãy tưởng tượng rằng bạn đã kết luận mục tiêu tiếp theo cho phòng Marketing là "Tăng sự hài lòng của khách hàng". Và để đạt được điều này, bạn cần phải thảo luận với cả nhóm và nhất trí với một danh sách các kết quả then chốt mà cuối cùng sẽ dẫn đến kết quả mong muốn của bạn.
- Mục tiêu: Tăng sự hài lòng của khách hàng
- Kết quả then chốt:
- Giảm thất thoát doanh thu thu từ X% xuống còn Y%.
- Tăng chỉ số Net Promoter Score (NPS) từ X lên Y.
- Tăng lượt truy cập trung bình hàng tuần của các khách hàng hiện có từ X lên Y.
- Tăng lưu lượng truy cập tự nhiên (organic) từ X lên Y.
- Tăng mức độ tương tác của khách hàng lên X%.
Các phương pháp thiết lập khung quản trị OKR hiệu quả nhất
Đầu tiên, triển khai một khung quản trị OKR cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Một nhịp độ làm việc phù hợp, đồng thời làm rõ các kỳ vọng của cấp lãnh đạo sẽ rất hữu ích để đảm bảo rằng mọi người đều cùng hướng đến một mục tiêu chung.
Tất cả các chỉ số dùng để đo lường Kết quả then chốt phải phù hợp với văn hóa làm việc và phù hợp với ưu tiên hiện tại của doanh nghiệp. Cụ thể hơn, các kết quả then chốt nên dựa theo mô hình S.M.A.R.T - cụ thể (specific), có thể đo lường được (measurable) và thực hiện được (achievable), phù hợp với mục tiêu của OKR (relevant) và được ràng buộc trong một khoản thời gian nhất định (time-bound). Các kết quả then chốt cần phải đo lường hoặc đánh giá được bằng số liệu. Tuy nhiên, chúng sẽ không mô tả cụ thể các nhiệm vụ để thu được kết quả như mong muốn.
Khi xác định mục tiêu, hãy nhớ rằng chúng phải phù hợp với mục đích của doanh nghiệp, cũng như các mục tiêu khác trong tổ chức. Điều quan trọng là đảm bảo các nhân viên hiểu rõ và xem các giá trị cốt lõi và ưu tiên của doanh nghiệp như của chính họ. Làm nổi bật sự tác động của mỗi cá nhân sẽ đóng góp cho thành công của doanh nghiệp như thế nào, và vì sao áp dụng khung OKR sẽ đảm bảo mọi nhiệm vụ đang được hướng dẫn bởi một quy trình quản trị hợp lý.
Sau khi hoàn thành khung quản trị OKR, hãy đánh giá chúng một lần nữa để xác định các yếu tố thực sự hiệu quả, cũng như các yếu tố không đạt như kỳ vọng. Kiểm tra lại các đặc điểm chính của OKR một lần nữa: Các mục tiêu được chọn có khó để hoàn thành không? Các kết quả then chốt có thể đo lường được không? Tất cả các OKR đã được hoàn thành chưa? Chúng có phù hợp với chiến lược kinh doanh của bạn không? Đánh giá lại các OKR thường xuyên giúp đảm bảo chúng luôn phù hợp và cho phép bạn phát triển những gì đã thành công và khắc phục mọi chi tiết sai lệch.
2. Tại sao OKR lại cần thiết cho tổ chức của bạn?
Là phương pháp hàng đầu được sử dụng bới Google, Yahoo,… đương nhiên OKR sở hữu nhiều ưu điểm vượt trội so với những công cụ tiền nhiệm.
a. Linh hoạt
Không chỉ trong lĩnh vực công nghệ mà hàng loạt các ngành công nghiệp khác đang chuyển mình và phát triển nhanh chóng. Các tổ chức (nhất là những công ty lớn) cần phải xây dựng một hệ thống vận hành mang tính linh hoạt và dễ dàng thích ứng với xu hướng hiện tại của thị trường. OKR là chính là giải pháp của nhiều công ty khi phương pháp này cho phép bạn tiếp cận vấn đề bằng nhiều hướng khác nhau (từ trên xuống, từ dưới lên, tiếp cận chéo).
Google là một ví dụ điển hình cho mô hình tổ chức linh hoạt. Một bộ máy làm việc khổng lồ với trên 60.000 nhân viên như Google thì đáp ứng sự thay đổi liên tục của thế giới công nghệ là một chuyện không hề dễ. Họ luôn phải cải tiến, điều chỉnh các sản phẩm, cách vận hành, cập nhật những khuynh hướng mới để không bị các đối thủ lớn như Microsoft hay Amazon bỏ lại phía sau. Và nếu như không có sự xuất hiện của OKR trong cung cách quản lý của mình, cấu trúc silo của Google sẽ ngay lập tức gặp vấn đề khi nhân viên sẽ làm việc theo các mục tiêu khác nhau và áp dụng hàng loạt các cách khác nhau để thực hiện công việc. Vì vậy, sự linh hoạt sẽ không bao giờ xuất hiện trong tổ chức.
b. Minh bạch
Việc truyền tải các thông tin, thông báo cho toàn thể nhân viên trong một tổ chức chắc chắn là nhiệm vụ không dễ một khi công ty, doanh nghiệp của bạn thiếu đi sự minh bạch. Hơn nữa, không chỉ trao đổi tin tức cần có minh bạch, mà tính rõ ràng còn là một phần không thể thiếu để xây dựng văn hóa gắn kết nhân viên.
Không nhiều doanh nghiệp có thể làm được điều này. Điều này là kết quả đến từ việc không có những mục tiêu và kỳ vọng rõ ràng. May mắn thay, OKR chính là giải pháp cho vấn đề nan giải này. OKR dễ dàng hỗ trợ nhà quản lý phát triển một môi trường làm việc mở, bất cứ ai trong tổ chức đều có khả năng truy cập các thông tin của công ty như thông tin liên lạc của đồng nghiệp, những dự án mà họ đang tham gia,… Mọi nhân viên trong công ty đều có thể truy cập những mục tiêu hay tiến trình làm việc của nhau với chỉ vài cú click chuột. Một vài công cụ hỗ trợ doanh nghiệp áp dụng OKR còn có thể dễ dàng giúp bạn canh chỉnh và đồng bộ các mục tiêu giữa các cá nhân, phòng ban và cả toàn công ty.
Tip: bạn có thể sử dụng thử phần mềm hỗ trợ OKR của chúng tôi tại đây (hiện tại đang miễn phí).
c. Có thể đo lường
Làm chủ một doanh nghiệp mà không có những mục tiêu phù hợp cũng giống như việc bắn một mũi tên mà không có một bia đích nào hết.
Còn khi bạn đặt ra những mục tiêu mà không thể xác định hoặc đo lường thì gần như những cố gắng và thời gian bạn bỏ ra đều là một sự lãng phí trầm trọng. Không thể biết tiến trình làm việc đang trong tình trạng tốt hay có những vấn đề gì đang xảy ra chính là hậu quả của việc không đặt ra một mục đích làm việc cụ thể.
Tính đo được của OKR giúp cho các tổ chức dễ dàng kiếm tra, thu thập, phân tích các dữ liệu và sự tiến triển của công việc. Từ những tiện ích này, bạn còn có thể biết được dự án của mình có đang được vận hành “xuôi chèo mát mái” hay không thông qua OKR.
d. Tính đơn giản
Dựa vào những Kết quả then chốt định lượng, OKR dễ dàng đưa ra cái nhìn tổng quát về tiến trình làm việc của bạn:
- Thời gian còn lại để hoàn thành công việc.
- Những điểm nào đang còn vướng mắc.
- Những vấn đề xuất hiện bất ngờ trong tiến trình.
- Cần có những điều chỉnh gì cho mục tiêu hay không.
e. Tập trung
Khi sử dụng OKR, nhân viên của bạn không còn phải phân vân trong việc lựa chọn công việc nào để hoàn thành trong ngày, hay không còn chuyện nhân viên phải thực hiện hằng hà sa số các công việc cùng một lúc.
Nhân viên sẽ chỉ có một Kết quả Then chốt để làm trong khoảng thời gian đã được định sẵn. Phương pháp này được đưa ra nhằm giúp bạn tập trung hơn vào những công việc trọng yếu của bản thân, ngăn chặn những công việc kém quan trọng, không liên quan, gây ảnh hưởng tới sự chú ý vào nhiệm vụ chính của mình.
Nguồn dữ liệu tham khảo và trích dẫn:
- blog.trginternational.com
- ocd.com.vn
- goalify.plus
Tổng hợp: CRG GLOBAL.
