Truyền thông khi xây dựng BSC cho tổ chức.
Tuyên truyền BSC cho tổ chức của bạn cần có nghệ thuật. Vì tuyên truyền, phổ biến là yếu tố quan trọng quyết định việc lên kế hoạch và thực thi BSC. Việc tuyên truyền tốt có thể quyết định mức độ thành công của dự án. Trong kinh doanh, mỗi công ty cần tập trung năng lượng để tạo ra giá trị cho khách hàng, đồng thời chiếm được thị phần song song với việc cung cấp hàng hoá mang lại hiệu suất đầu tư (tỷ lệ lợi nhuận thu được so với chi phí đầu tư). Ta nên nghĩ truyền thông nội bộ chính là chất bôi trơn cho thành công của công ty khi muốn áp dụng BSC.
Khi lên kế hoạch cho chiến lược BSC và các hành động, bạn nên cân nhắc và thiết kế việc chiến lược tuyên truyền đồng thời. Bạn muốn truyền thông để hỗ trợ kế hoạch và làm cho nhân viên ở mọi cấp bậc hiểu tại sao, làm thế nào và khi nào, ai, cái gì mà BSC đang thể hiện và áp dụng. Một khi đã hiểu, các quản lý của bạn mới có thể thiết kế và thực hiện bảng điểm trong công ty.
Vậy nếu bạn là giám đốc điều hành hoặc giám đốc cấp cao thì sao? Bạn đang phải lãnh đạo một sự thay đổi quan trọng trong cả tổ chức từ trước tới nay. Với BSC, bạn cần quyết định truyền thông cái gì để thuyết phục và tạo động lực cho các nhà quản lý, nhân viên hiểu về lợi ích của dự án này. Làm thế nào để giúp các nhà quản lý trong thực hiện BSC và hỗ trợ các quyết định cần thiết khi thay đổi đang diễn ra.
Nhân viên nhìn vào bạn để tìm thấy tầm nhìn, hướng đi, và sự lãnh đạo nhất quán, và đó chính là lợi ích thu được từ áp dụng BSC. Trao đổi về việc nhân viên có thể sử dụng bảng điểm cân bằng để hiểu được họ đang làm việc tốt ở mức độ nào so với mục tiêu đặt ra của tổ chức. Những gì bạn nói, làm, viết, hay hỗ trợ về niềm tin của mình là rất quan trọng. Hay chia sẻ chiến lược và kỳ vọng về BSC với mọi người để đảm bảo mình đã tạo ra một con đường chung mà người lao động sẽ làm việc chăm chỉ để hỗ trợ tầm nhìn của bạn trong một thời gian dài.
Tuy nhiên, hãy lưu ý 03 hành động quan trọng sau:
- Thảo luận tầm quan trọng của việc chia sẻ quan điểm, ý tưởng về BSC trong tổ chức thông qua các thước đo đã được hợp nhất, được tính điểm, đồng thời nhắc nhở các nhà quản lý và nhân viên về việc họ có thể dùng BSC để loại bỏ hoặc hiệu chỉnh các mâu thuẫn hay sự không phù hợp.
- Nhấn mạnh sự cần thiết của suy nghĩ dài hạn. Giúp nhân viên hiểu BSC không giải quyết vấn đề ngắn hạn. Họ đang đầu tư để cùng xây dựng một môi trường làm việc tốt hơn. Thông tin cần được chia sẻ, không được kiểm soát và việc quản lý các thông tin cũng như lực lượng lao động sẽ tạo ra các quyết định đúng hơn cho việc cải thiện tiến trình thực hiện.
- Củng cố BSC có mặt ở công ty của mình để tồn tại lâu dài: Bạn không lãnh đạo một chương trình hay dự án chỉ để "giải cứu ngày làm việc hôm đó".
Dịch từ tài liệu nước ngoài: Nhật Quỳnh, Founder of CRG GLOBAL
