Văn hoá làm việc thay đổi (phần 2)

Nhân sự có thể dẫn dắt việc thay đổi văn hoá tổ chức như thế nào?

Trở thành một đối tác chiến lược trong nền tảng văn hoá mới?

HR phải có một chỗ trên bàn ra quyết định. Nếu vai trò của HR chỉ là chiến sỹ thực thi thay đổi văn hoá bằng truyền thông chiến lược mới, đồng bộ các chính sách v.v.. thì các yếu tố thiết yếu khác sẽ bị ngó lơ.

HR nên là đối tác chiến lược đóng góp vào việc phát triển văn hoá mới theo cách cân bằng các sứ mệnh lãnh đạo với thực tế năng lực và nhu cầu của nhân viên. Sau hết, một nền văn hoá mang lại chiến thắng không vật chất hoá mà thiếu sự gắn bó của nhân viên.

Có khả năng phân tích và trình bày dữ liệu cần thiết là một trong những cách tốt nhất để HR tiếp cận chiến lược nhằm thay đổi cách quản lý. Thay vì làm việc cảm tính, làm việc theo trend, hay lặp đi lặp lại việc đã làm, bạn có thể sâu chuỗi các kết quả đầu ra rồi thể hiện các ý tưởng có giá trị dựa trên bằng chứng. HR có thể phân tích văn hoá hiện tại và gạch đầu dòng quy trình cho ra phong cách văn hoá mà doanh nghiệp mong muốn.

Mang lại mục đích và giá trị cho cuộc sống.

HR luôn ở vị trí tốt nhất để truyền thông mục đích và giá trị mới cho nhân viên, hỗ trợ họ chuyển đổi thói quen làm việc. Hãy chắc chắn các lý do thay đổi là rõ ràng và chuyển tải đầy đủ thông điệp để mọi người cảm nhận họ chính là một phần trong việc tạo ra sự khác biệt quan trọng đó.

Bạn có thể xây dựng một chiến lược để xác định văn hoá mà doanh nghiệp kỳ vọng hay đang được thể hiện mạnh nhất tại doanh nghiệp. Sau đó bạn có thể chuyển hoá nó thành tiêu chuẩn ở các mức độ mà nhân viên cần phải làm theo mẫu.

Sau đây là một vài ví dụ.

Công ty Trong Sạch. Phần mềm quản lý tài năng cung cấp chương trình Khen thưởng Nhân viên Sạch, phần mềm này quản lý giá trị bằng việc nêu danh “nhân viên của tháng” hoặc được gửi thư công nhận, đăng trên websites.
Đầu tàu. Phương tiện chuyên chở thương mại cam kết hoạt động bền vững. Tổ chức “Ngày khí hậu” nơi nhân viên được dừng làm khoảng 1 tiếng để tham gia đào tạo về thay đổi về môi trường văn hoá và thu hoạch các ý kiến của nhân viên.
Starbucks. Tin rằng nếu nhân viên được đối xử tốt, họ sẽ đối xử với khách hàng tốt như thế. Một trong những giá trị văn hoá làm cho nhân viên cảm thấy họ được ưu tiên. Họ được coi như đối tác thay vì là nhân viên; thậm chí nhân viên bán thời gian cũng được trao cơ hội học tập, bảo hiểm sức khoẻ và cơ hội sở hữu cổ phần doanh nghiệp.

Hợp nhất các chính sách và tiến trình theo thay đổi văn hoá.

Bạn không thể thực hiện chính sách văn hoá mới nếu vẫn sử dụng các chính sách và tiến trình của giá trị văn hoá cũ. Phương pháp điều hành mới phải đồng bộ với các hành vi được kỳ vọng để xây dựng uy tín và cho nhân viên khái niệm đúng về việc công ty muốn gì.

Cần tổ chức một team gồm các lãnh đạo các phòng ban khác nhau để giúp bạn đánh giá các chính sách và quy trình, tìm ra những điểm phải tập trung theo kỳ vọng văn hoá đã cập nhật. Việc này bao gồm giá trị cốt lõi, sứ mệnh, tầm nhìn và thủ tục thuê tuyển, học tập, quản lý tài năng v.v…Bạn phải cập nhật với chuyển đổi văn hoá và các mục tiêu kinh doanh.

Giúp nhân viên học tập các kỹ năng cần thiết.

Chấp nhận hành vi ứng xử mới không dễ đối với nhân viên, những người chưa được chuẩn bị các năng lực phù hợp. HR cần xem xét các lỗ hổng kỹ năng và giúp nhân viên được đào tạo cùng lãnh đạo của họ, thông quan kèm cặp hướng dẫn.

Liên quan tới vấn đề tâm lý, David Kolb, chuyên gia học tập dành cho người lớn, cho biết người lớn cần thời gian để tiêu hoá các hành vi mới. Kolb nghĩ người ta học tốt nhất từ kinh nghiệm thực tế, được thể hiện qua “4 giai đoạn trong chu kỳ học” của ông. Như sau:

Đa dạng hoá (cảm xúc và quan sát)
Tiêu hoá (tư duy và nhận thức)
Hội tụ (suy nghĩ và hành động)
Thích nghi (cảm xúc và hành động)

Còn theo nhà tâm lý học Chris Argyris, “học đúp” là lý thuyết cho thấy nhận thức được thay đổi thông qua khám phá các đối tượng và đặt câu hỏi giả định về các đối tượng. Qua đó thì người ta tập hợp thông tin mới tốt hơn bằng cách chia sẻ với người khác cách mình xử lý sự việc trong hoàn cảnh của mình.

Thế nên, các phương pháp học tập mà bạn có thể dành cho nhân viên của mình bao gồm:

Hướng dẫn, đào tạo các nhà quản lý biết cách đưa ra các nhận xét mang tính cá nhân đối với nhân viên, đồng thời biết hướng dẫn nhân viên hiểu các hành vi mới.
Tổ chức các cơ hội học hỏi mang tính cộng đồng, như đào tạo kèm cặp, dẫn dắt tư duy nơi bạn có thể cho nhân viên cơ hội để tiêu hoá cái mới.
Cung cấp cơ hội cho nhân viên hiểu rõ và chủ động gắn kết với các bộ quy chuẩn hành vi và giá trị.

Dùng ma trận để đánh giá văn hoá công sở.

Đánh gía nỗ lực bằng lượng hoá nỗ lực thay đổi văn hoá là tối cần thiết. Chắc chắn văn hoá là vô hình, nhưng cái gì đo được thì hãy đo.

Bạn cần làm ma trận và các số liệu định hướng vào bên trong tổ chức, nơi thấy được văn hoá mới được thực thi ra sao và cái gì cần được cải thiện. Xây một bộ KPI dựa trên mục tiêu doanh nghiệp sẽ cho phép bạn tính toán được tác động của văn hoá mới vào hiệu quả đầu ra cũng như điểm đáy. Bạn có thể sử dụng một số công cụ sau để đo đạc: