(phần 2)
Lựa chọn nhóm Không bỏ sót cho phân khúc MECE.
Các nhà tư vấn thường lập kế hoạch sử dụng nguyên tắc MECE để có lợi thế, thông qua bắt bản thân phải suy nghĩ cần thận và thách thức các phản ứng/ý tưởng ban đầu.
Làm thế nào để thực hành áp dụng nguyên tắc MECE?
Có 5 nguyên tắc cơ bản:
1. Các nguyên tắc nhỏ của một nhánh vấn đề không được trùng lặp.
- các sự việc tạo ra các loại/nhánh vấn đề nhỏ được chia thành nhiều lớp, có thể khung dữ liệu sẽ không hoạt động chính xác do chồng chéo/trùng lặp.
Thường thì, mất thời gian để suy nghĩ về các tình huống không điển hình bất kỳ có thể cho ra hơn một loại vấn đề/điều kiện. Ví dụ với nhóm tuổi nên trên. Có thể dễ dàng tạo nên một non-Mece nếu ta để một năm tuổi bị trùng lặp với nhóm tuổi sau nó. Đôi khi sự trùng lặp là do lỗi đánh máy. Thế nên phải kiểm tra kỹ tài liệu của bạn nhé.
2. Tất cả các phần/nhánh trong cấu trúc phải cân bằng.
Đối với yêu cầu "không bỏ sót", các điều kiện/nhóm này phải đại diện cho cả nhóm. Ví dụ, với việc phân loại khách hàng của một nhà hàng. Họ sẽ có các nhóm khách: ăn tại nhà hàng, đặt hàng online, hay ghé qua mua đồ rồi đi luôn. Họ cũng có một nhóm khách đặt hàng qua một bên thứ ba như qua Uber Eat hoặc Door Dash. Những nhóm khách hàng này buộc phải được thể hiện/đại diện trong cấu trúc.
3. Những nguyên tắc nhỏ nhưng phải song song với nhau.
Nhóm vấn đề trong phân loại của MECE cần phải được so sánh trực tiếp với nhau ngay khi có thể. Bạn sẽ không muốn so sánh các khách hàng ở khu vực tàu điện ngầm Boston với khách hàng ở khu vực tàu điện ngầm của toàn bang Wyoming nếu số lượng khách hàng trong từng loại/nhánh vấn đề là xấp xỉ nhau.
4. Nên thường xuyên dùng đòn bẩy: "Phép màu của số 3".
"Nguyên tắc số 3" mô tả thực tế là cây vấn đề gồm 3 nhánh/loại vấn đề thường dễ nhớ và mang tính trực giác. Mặc dù điều này không bắt buộc trong nguyên tắc MECE, nhưng lại là cách dễ nhớ nhất cho người xem, hơn là cây vấn đề 2 nhánh hoặc 4 nhánh.
5. Cẩn trọng với các lỗi thuộc về lý luận và tính không nhất quán.
MECE là một công cụ có hiệu lực, nhưng đó không phải là công cụ duy nhất. Công cụ này không bảo vệ bạn khỏi các khả năng sơ suất hoặc nguỵ biện mà bạn có thể mắc phải. Hãy luôn kiểm tra các giả định của mình cho dù cây MECE của bạn có vẻ rất hoàn hảo.
- MECE trong Tư vấn Quản trị (ví dụ).
Tại các công ty tư vấn quản lý, nguyên tắc MECE luôn là phần nền tảng khi tư duy về các vấn đề gặp phải. Ví dụ, là một ứng viên xin việc, bạn có thể nghe về quá trình tuyển dụng và phải nộp đơn ở nhiều hoàn cảnh. Rất may là các kịch bản này có vẻ bắt chước các tình huống thực tế. Trong các cuộc phỏng vấn, bạn thường thấy mình phải đối mặt với vấn đề là mình không có điều dữ liệu để hành động. Trong một số trường hợp, nhà tuyển dụng sẽ thử thách giới hạn năng lực hiểu tình huống và công việc thông qua một môi trường không nhất định và tốc độ nhanh, như bạn sẽ làm gì với khách hàng tương lai của bạn.
- Khung sinh lợi.
Ví dụ điển hình nhất cho tư duy hành động MECE được biết đến nhiều nhất là Khung sinh lợi.
Sử dụng các khung đã được xác định trước có thể là mơ hồ. Các khung này có thể ngắn hạn và không có khả năng nắm bắt các sắc thái của thế giới hiện thực. Tuy nhiên, khung sinh lời này thì lại khác. Nó hiệu quả, chính xác khi tiếp cận và sử dụng hàng ngày để giải mã gốc của một vấn đề sinh lời. Doanh thu và chi phí là hai nhân tố chính để nhận biết.
Mọi bước thực hiện trong khung sinh lời dựa trên nguyên tắc MECE :
- Trước hết, lợi nhuận được chia ra (tạo nên) bởi hai nhánh: doanh thu và chi phí.
- Sau đó doanh thu được chi nhỏ thành số lượng và giá một đơn hàng (PPU).
- Chi phí được chia thành chi phí cố định và chi phí biến đổi.
- Chi phí biến đổi có thể được chia tiếp thành số lượng và chi phí cho một đơn vị sản phẩm.
Đây là khởi đầu của một Cây vấn đề. Mỗi một vấn đề được xác định và tách riêng với các vấn đề khác. Để rồi các hoạt động có thể được thực hiện trên từng cá thể vấn đề. Trong trường hợp này, "hoạt động" liên quan tới đặt câu hỏi để tìm ra nguyên nhân/nguồn tạo ta việc giảm lợi nhuận.
Khung sinh lợi, nói riêng, là hữu ích vì nó mô tả các dữ liệu phân tầng (đa cấp) trong phân tích MECE của bạn.
Cũng trong Khung sinh lợi này, nhìn vào số lượng và giá một đơn vị sản phẩm có thể giúp bạn quyết định nếu doanh thu bị giảm đi theo thời kỳ. Dù thông tin này là thiết yếu, nó vẫn chưa thể cho bạn một bức tranh hoàn thiện. Chi phí có thể tăng so với cùng kỳ trước, là các yếu tố bạn nên chú ý.
MECE cho phép bạn thực hiện các phân tích đa tầng trong khi vẫn phân tích tách rời các vấn đề nhỏ một cách riêng biệt. Việc này phòng tránh các lỗi do giả định sai rằng có một mối quan hệ liên quan, nhưng trên thực tế là không có. Rốt cục thì bạn sẽ có một hiểu biết đầy đủ trong từng mảnh vấn đề riêng biệt. Tất cả sẽ hợp laị với nhau để hình thành nên một bức tranh to hơn, giúp bạn đưa ra quyết định cuối cùng.
Vậy làm thế nào để áp dụng MECE trong phỏng vấn?
Nếu lập cấu trúc MECE cho phỏng vấn thì bạn sẽ dựa vào vấn đề giả định mà nhà tuyển dụng sẽ hỏi bạn và yêu cầu bạn phải giải quyết. Khung dữ liệu là cách tốt để bắt đầu trong các tình huống này nhưng không phải lúc nào cũng áp dụng được.
Thông thường, ta có thể bắt đầu bằng khung dữ liệu tình trạng kinh doanh, nhưng có thể ta sẽ chuyển sang khung cung/cầu. Cũng có thể bạn sẽ bắt đầu với một khung dữ liệu chuẩn và sau đó thêm các thông tin để bắt đầu phát triển nó. Trong trường hợp nào, bạn cũng nên ưu tiên việc đưa ra các câu trả lời ở cấp độ cao được tổ chức theo cách dễ dễ đi theo, dễ hiểu.
Sau đây là cách áp dụng MECE để phát triển cây vấn đề với nguyên tắc từ trên xuống, trong phỏng vấn. Nó thực sự tạo cho nhà tuyển dụng một cái nhìn tổng thể về năng lực và tiềm năng của bạn.
Ví dụ: Nhà tuyển dụng hỏi: "Làm thế nào để công ty phát triển?"
Ta có một số cách tổ chức câu trả lời như sau:
- Sản phẩm/Dịch vụ đang có và sản phẩm mới.
- Khách hàng sẵn có và khách hàng mới.
- Kênh phân phối - hiện có và phát triển mới.
Từ đây, bạn có thể thu hẹp các ý tưởng dựa trên các thông tin/câu hỏi của nhà tuyển dụng. Tái cấu trúc các câu hỏi mà bạn đặt ra cho họ hoặc khẳng định bạn hiểu câu hỏi chính xác trước khi trả lời. Có thể nhà tuyển dụng sẽ cho bạn thêm thông tin. Nhưng trước khi bạn dùng MECE, hãy chắc chắn là mình đã tìm ra các lựa chọn.
Kết luận:
Không trùng lặp và Không bỏ sót (MECE) là nguyên tắc giúp bạn ra quyết định tốt hơn và giải quyết vấn đề của mình. Nguyên tắc này giúp bạn nhìn tình huống rõ hơn và tiến đến kết luận thực sự giúp đỡ được công việc kinh doanh hoặc vấn đề cá nhân. Hy vọng bạn đang hình dung tới việc giải quyết một vấn đề phức tạp sắp tới để có giải pháp tốt nhất.
Sưu tầm và dịch từ tiếng Anh: Nhật Quỳnh, Founder of CRG GLOBAL.
