MÔ HÌNH 4 CẤP ĐỘ ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ ĐÀO TẠO
CỦA DONALD KIRKPATRICK
Nguyễn Bá Ký, MA, CTP, FLMI, PCS, FFSI
Chuyên gia tư vấn về phát triển nguồn nhân lực - CRG GLOBAL
Giới thiệu về mô hình đánh giá hiệu quả đào tạo của Donald Kirkpatrick
Đánh giá hiệu quả đào tạo là bước cuối cùng trong quy trình đào tạo ADDIE (Analysis – Phân tích nhu cầu, Design – Thiết kế chương trình, Development – Phát triển chương trình, Implementation – Thực hiện chương trình, Evaluation – Đánh giá hiệu quả đào tạo). Bước này thường bị các tổ chức bỏ qua vì nó tiêu tốn thêm thời gian và tiền bạc của tổ chức. Tuy nhiên, chỉ sau khi đánh giá hiệu quả đào tạo, tổ chức mới có thể tiến hành những điều chỉnh phù hợp và trả lời được các câu hỏi: Đào tạo đã đem lại lợi ích gì cho tổ chức? Có nên tiếp tục đào tạo hay không?
Donald Kirkpatrick là người đầu tiên đưa ra 4 cấp độ đánh giá hiệu quả đào tạo. Ông là giáo sư danh dự của trường đại học Wisconsin ở Bắc Mỹ và nguyên là chủ tịch Hội Đào tạo và Phát triển Mỹ (American Society for Training and Development - ASTD). Ý tưởng của ông về đánh giá hiệu quả đào tạo lần đầu tiên được công bố vào năm 1959 trong loạt bài xuất hiện trên Tạp chí Đào tạo và Phát triển Mỹ (US Training and Development Journal) và trở nên nổi tiếng hơn vào năm 1975 khi ông xuất bản cuốn sách mang tên “Evaluating Training Programs” (Đánh giá Chương trình Đào tạo). Mô hình 4 cấp độ đánh giá hiệu quả đào tạo của ông vẫn được sử dụng rộng rãi ngày nay dù đã được phát triển cách đây hơn 50 năm. Bốn cấp độ đó là: Phản hồi, Học tập, Hành vi, và Ảnh hưởng đến tổ chức. Dưới đây chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về các cấp độ đánh giá này – tác dụng và phương pháp thực hiện ở từng cấp độ.
Bốn cấp độ đánh giá hiệu quả đào tạo
Cấp độ 1: Phản hồi
Đây là cấp độ đánh giá dễ thực hiện nhất. Mục đích của cấp độ này là tìm hiểu về cảm nhận và đánh giá của học viên đối với khóa học mà họ vừa tham dự. Công cụ phổ biến được sử dụng là phiếu đánh giá khóa học, trong đó có những câu hỏi về mức độ hài lòng (về nội dung, phương pháp, hoạt động, tài liệu, trang thiết bị, công tác hỗ trợ khóa học…) hoặc những câu hỏi phức tạp hơn nhằm tìm ra những điểm còn có thể làm tốt hơn nữa. Ví dụ như các câu hỏi về những vấn đề:
- Mức độ phù hợp giữa mục tiêu khóa học với công việc của học viên
- Thời lượng của khóa học
- Nội dung chương trình đào tạo
- Phương pháp đào tạo
- Số lượng và mức độ phù hợp của các bài tập tương tác
- Sự thoải mái khi tham gia vào các hoạt động do giảng viên điều phối
- Khả năng ứng dụng vào thực tế công việc
Các phiếu đánh giá này được phát cho học viên điền trong khóa học hoặc vào cuối khóa học. Kết quả đánh giá của khóa này được so với kết quả đánh giá của khóa trước và với những đánh giá khác của học viên nhằm tìm ra những điểm mạnh cần phát huy và những điểm hạn chế cần khắc phục trong những khóa học sau. Ngoài công cụ chính là phiếu đánh giá, tổ chức có thể tiến hành phỏng vấn học viên hoặc thu thập thông tin qua các nguồn không chính thức khác như trao đổi với đồng nghiệp hoặc cấp quản lý trực tiếp của học viên.
Cấp độ này được thực hiện đối với mọi khóa học. Phiếu đánh giá khóa học được thiết kế hướng tới mục đích thu thập một cách chính xác và trung thực nhất phản hồi của học viên. Đây là một trong những cơ sở để giảng viên và những chuyên viên phát triển chương trình đào tạo cải tiến chương trình sao cho phù hợp và hiệu quả nhất với người học.
Cấp độ 2: Học tập
Cấp độ này đánh giá mức độ tiếp thu thực tế của học viên thông qua việc đo lường sự thay đổi về kiến thức, kỹ năng và thái độ. Nói cách khác, nó trả lời câu hỏi: Học viên đã thực sự học được những kiến thức, kỹ năng và thái độ mà khóa học cung cấp? Nếu có thì ở mức độ nào?
Công cụ để thực hiện đánh giá ở cấp độ 2 là bài kiểm tra dưới các dạng khác nhau: Bài kiểm tra viết, bài thuyết trình của học viên về nội dung vừa học (đối với các chương trình đào tạo lý thuyết); hoặc hoạt động đóng vai, thực hành (đối với các nội dung đào tạo kỹ năng và thái độ). Cần đảm bảo rằng các câu hỏi trong bài kiểm tra đều hướng tới mục tiêu của khóa học. Thông qua việc tổng kết và phân tích kết quả bài kiểm tra của tất cả học viên, người đánh giá có thể chỉ ra một cách chính xác ảnh hưởng của đào tạo đối với những học viên tham dự khóa học. Cách thức tiến hành là so sánh kết quả các bài kiểm tra trước và sau khóa học hoặc kết quả các bài kiểm tra của người vừa tham dự khóa học với người chưa tham dự khóa học.
Bên cạnh cấp độ 1 thì cấp độ 2 cũng luôn được các giảng viên thực hiện. Việc yêu cầu học viên hoàn thành các bài kiểm tra không chỉ giúp đánh giá mức độ học tập của học viên mà còn tạo ra môi trường học tập nghiêm túc hơn vì nó gắn kết trách nhiệm của học viên đối với quá trình học.
Cấp độ 3: Hành vi
Học viên thường đạt điểm cao trong bài kiểm tra cuối khóa học nhưng hoạt động đào tạo chỉ thực sự phát huy tác dụng khi học viên ứng dụng những điều học được vào trong thực tế công việc của họ. Cấp độ 3 giúp trả lời câu hỏi: Liệu có sự thay đổi về hành vi của học viên tại nơi làm việc hay không và nếu có thì thay đổi đó như thế nào?
Lý tưởng nhất thì cấp độ 3 được thực hiện trong khoảng thời gian từ 3 đến 6 tháng sau khi kết thúc khóa học. Đây là khoảng thời gian mà học viên có cơ hội vận dụng những kiến thức, kỹ năng và thái độ mới được học và cũng là lúc có thể kiểm tra mức độ ghi nhớ của học viên. Phương pháp mà nhiều tổ chức đào tạo sử dụng để đánh giá hiệu quả đào tạo ở cấp độ 3 là yêu cầu học viên hoàn thành bản cam kết ứng dụng trong đó nêu rõ học viên sẽ ứng dụng điều gì học được từ khóa học vào thực tế công việc, thời điểm bắt đầu ứng dụng, cách thức đánh giá và người đánh giá cam kết đó… Để thực hiện phương pháp này một cách hiệu quả, người quản lý trực tiếp của học viên đóng vai trò rất quan trọng vì họ là người theo sát mọi sự tiến bộ của nhân viên mà họ quản lý.
Một phương pháp khác được sử dụng để đánh giá ở cấp độ 3 là tiến hành các cuộc khảo sát đối với những học viên tham dự khóa học, người quản lý hoặc cấp dưới của học viên, và thậm chí các khách hàng của học viên nhằm thấy được sự thay đổi về hành vi (nếu có) của học viên sau khóa học. Ví dụ, các câu hỏi trong bản khảo sát nhằm đánh giá sự thay đổi hành vi của học viên sau một chương trình đào tạo bán hàng có thể bao gồm:
- Nhân viên bán hàng có mở đầu cuộc hội thoại bằng việc trình bày lợi ích của sản phẩm trước khi đề nghị khách hàng thực hiện các bước tiếp theo?
- Nhân viên bán hàng có sử dụng mô hình phản hồi phù hợp đối với mỗi phản ứng của khách hàng hay không?
- Nếu khách hàng tiềm năng không mua sản phẩm/dịch vụ, khi kết thúc cuộc gặp/cuộc gọi, nhân viên bán hàng có đưa ra những bước hành động cụ thể tiếp theo không?
Chương trình đào tạo có thể được xây dựng và thực hiện rất thành công (căn cứ vào kết quả đánh giá ở cấp độ 1 và 2) nhưng không có nghĩa là hành vi của học viên sẽ thay đổi theo đúng như mục tiêu mà chương trình đào tạo đề ra. Hành vi của học viên tại nơi làm việc chỉ thật sự thay đổi nếu như các điều kiện sau được thỏa mãn:
- Học viên mong muốn và sẵn sàng ứng dụng những điều mới được học
- Học viên có cơ hội để ứng dụng (ví dụ: Có cơ hội thực hiện các bài thuyết trình sau khi tham dự chương trình đào tạo kỹ năng thuyết trình).
- Học viên được các cấp quản lý cho phép và khuyến khích ứng dụng
Tại nhiều doanh nghiệp, cấp độ 3 đã bước đầu được thực hiện thông qua việc học viên điền vào bản cam kết ứng dụng những điều mình sẽ ứng dụng vào trong thực tế. Bản cam kết này sẽ được sao thêm thành 2 bản nữa. Học viên giữ bản chính, Trung tâm đào tạo và đối tác đào tạo giữ hai bản sao. Trong vòng 4 tuần sau khi khóa học kết thúc, đối tác đào tạo sẽ gọi điện thoại tới học viên để hỗ trợ và cung cấp thêm các công cụ để học viên ứng dụng hiệu quả nhất. Kết thúc 4 tuần này, học viên gửi lại bản cam kết tới Trung tâm đào tạo, trong đó ghi rõ mình đã ứng dụng như thế nào, đạt được kết quả ra sao. Thông qua những bản cam kết này, bản thân mỗi học viên có động lực để ứng dụng, đồng thời Trung tâm đào tạo đánh giá được hiệu quả của khóa học. Trên thực tế đã có nhiều bản cam kết ứng dụng thể hiện những nỗ lực và quyết tâm của học viên nhằm ứng dụng các kiến thức, kỹ năng và thái độ được cung cấp trong khóa học, dần biến chúng thực sự trở thành những kiến thức, kỹ năng và thái độ của bản thân trong công việc. Để hoạt động này đem lại hiệu quả đích thực, việc theo dõi sát sao, ủng hộ và tạo điều kiện từ các cấp lãnh đạo là hết sức quan trọng.
Cấp độ 4: Ảnh hưởng đến tổ chức
Cấp độ 4 đo lường những lợi ích thu về từ các khoản đầu tư cho đào tạo. Nó giúp trả lời các câu hỏi: Lợi ích mà khóa học mang lại cho tổ chức là gì? Nó có đáng để đầu tư hay không? Đào tạo là hoạt động đầu tư đòi hỏi rất nhiều nguồn lực, không chỉ là tiền bạc mà còn là thời gian và sự gián đoạn trong công việc của những học viên tham dự các khóa học.
Có một số yếu tố giúp xác định những lợi ích của đào tạo, bao gồm: Chất lượng sản phẩm được cải thiện, doanh số tăng, số vụ tai nạn lao động giảm, chất lượng dịch vụ khách hàng được nâng cao, chi phí giảm, mức độ lãng phí và số lỗi giảm, và lãnh đạo hiệu quả hơn. Những yếu tố này được so sánh với các khoản đầu tư cho đào tạo để xác định liệu khóa học có đáng để được đầu tư hay không.
Cấp độ này hiếm khi được thực hiện vì rất khó khăn để thu thập được các dữ liệu cần thiết về tổ chức và tách biệt ảnh hưởng của nhân tố đào tạo đến tổ chức. Phương pháp khoa học duy nhất để tách biệt ảnh hưởng của nhân tố đào tạo ra khỏi ảnh hưởng của các nhân tố khác tới tổ chức là chọn ra một nhóm đại diện và tiến hành đào tạo nhóm này, sau đó đánh giá kết quả hoạt động của nhóm này rồi so sánh với kết của hoạt động của nhóm không được đào tạo.
Dưới đây là ví dụ về các dữ liệu có thể được đo lường để đánh giá ảnh hưởng của các chương trình đào tạo tới tổ chức.
- Đào tạo bán hàng: Đo lường thay đổi về doanh thu, tỷ lệ duy trì khách hàng, lợi nhuận trên mỗi giao dịch.
- Đào tạo về kỹ thuật: Đo lường mức độ giảm số lượng cuộc gọi tới số điện thoại hỗ trợ; thời gian tiết kiệm được khi hoàn thiện các báo cáo, mẫu biểu, hoặc nhiệm vụ; hoặc sự cải thiện trong sử dụng phần mềm hay hệ thống.
- Đào tạo về an toàn lao động: Đo lường mức độ giảm về số lượng và mức độ nghiêm trọng của các vụ tai nạn.
Cấp độ 4 hiện đã và đang thực hiện tại một số doanh nghiệp, cũng vì những khó khăn nêu trên. Khi có hệ thống cơ sở dữ liệu đầy đủ, hệ thống các chỉ số đánh giá và phương pháp đánh giá được xây dựng một cách chi tiết, doanh nghiệp sẽ có thể thực hiện đánh giá ở cấp độ này.
Tính phức tạp khi thực hiện và giá trị thông tin có được từ mỗi cấp độ đánh giá
Nếu xét về tính phức tạp và giá trị của thông tin có được từ kết quả đánh giá ở các cấp độ nêu trên thì cấp độ đánh giá càng cao hơn càng khó thực hiện hơn, đồng thời kết quả đánh giá càng có giá trị và đáng tin cậy hơn.
Ở cấp độ 1, giảng viên chỉ cần phát phiếu đánh giá cho học viên điền vào. Để làm hài lòng giảng viên của mình, nhiều học viên có thể “hào phóng” đánh dấu vào các mục thể hiện những cảm nhận rất tích cực về khóa học và về giảng viên mặc dù thực tế có thể không phải như vậy. Do đó, cấp độ 1 rất dễ thực hiện nhưng kết quả có được chưa chắc đã đủ tin cậy.
Đối với cấp độ 2, mức độ khó tăng lên vì giảng viên phải chuẩn bị sẵn ít nhất một đề kiểm tra, nhưng kết quả bài kiểm tra sẽ là minh chứng rõ ràng cho việc học viên đã học được nhiều hay ít từ khóa học.
Đối với cấp độ 3, công việc đánh giá càng trở nên khó khăn hơn vì nó đòi hỏi một quá trình theo dõi sự thay đổi hành vi của học viên, hoặc ít nhất cũng là những cuộc khảo sát, phỏng vấn học viên hoặc đồng nghiệp và cấp trên của học viên… Tuy nhiên kết quả đánh giá ở cấp độ 3 sẽ cho biết hiệu quả của đào tạo xét trên khía cạnh thay đổi hành vi của học viên tại môi trường làm việc so với trước khi tham dự khóa học. Kết quả này có nhiều ý nghĩa hơn kết quả phản hồi của học viên (cấp độ 1) và bài kiểm tra của học viên (cấp độ 2).
Đến cấp độ 4, mức độ khó là cao nhất vì nó đòi hỏi tổ chức phải có được hệ thống cơ sở dữ liệu đầy đủ và hệ thống các chỉ số hết sức chi tiết và phức tạp. Ngoài ra, việc xác định kết quả có được là do đào tạo hay do nhân tố nào khác đôi khi là việc không thể thực hiện được. Theo thống kê của ASTD, có rất ít tổ chức thực hiện được cấp độ 4, cụ thể tại Mỹ, tỷ lệ các tổ chức thực hiện đánh giá hiệu quả đào tạo ở các cấp độ như sau:
- 95% thực hiện đánh giá ở cấp độ 1
- 70% thực hiện đánh giá ở cấp độ 2
- 32% thực hiện đánh giá ở cấp độ 3
- 5% thực hiện đánh giá ở cấp độ 4
Các tổ chức đều muốn hướng tới việc thực hiện đánh giá ở cấp độ cao nhất này vì nó đưa ra bằng chứng rõ ràng nhất về hiệu quả của đào tạo được thể hiện bằng các chỉ tiêu định lượng: Sự gia tăng trong doanh thu, lợi nhuận, số hợp đồng, số khách hàng... hoặc sự giảm thiểu sai sót, chi phí, tai nạn… Và việc cải thiện những chỉ tiêu này cũng chính là mục tiêu cuối cùng mà các nhà lãnh đạo muốn hoạt động đào tạo giúp tổ chức đạt được.
Mặc dù vậy, không vì thế mà tổ chức chỉ nên coi trọng các cấp độ cao hơn. Mỗi cấp độ đánh giá, bên cạnh lợi ích cơ bản là đánh giá hiệu quả đào tạo còn cung cấp cho tổ chức những thông tin phản hồi rất giá trị để có những điều chỉnh kịp thời trong hoạt động đào tạo, đặc biệt là cấp độ 1 và 2. Ví dụ, kết quả đánh giá ở cấp độ 1 giúp tổ chức biết được cần có điều chỉnh như thế nào đối với nội dung và phương pháp đào tạo, thời lượng chương trình nên kéo dài hay rút ngắn lại, nên tổ chức vào thời điểm nào, học viên cần có những hỗ trợ gì; kết quả đánh giá ở cấp độ 2 giúp xác định mức độ phù hợp giữa nội dung và mục tiêu của chương trình đào tạo (trả lời câu hỏi: Nội dung của chương trình đã giúp học viên đạt được các mục tiêu đề ra hay chưa?)…
Mối liên hệ giữa các cấp độ đánh giá
Các cấp độ đánh giá có mối liên hệ mật thiết với nhau. Nếu như kết quả đánh giá ở cấp độ 1 cho thấy học viên rất hài lòng với chương trình thì khi sử dụng bài kiểm tra để đánh giá ở cấp độ 2, kết quả bài kiểm tra có nhiều khả năng sẽ cao hơn so với các lớp có mức độ hài lòng thấp.
Tương tự như vậy, nếu kết quả bài kiểm tra cao thì kết quả đánh giá ở cấp độ 3 có thể sẽ cho thấy học viên ứng dụng tốt nội dung của khóa học vào thực tế công việc. Ngược lại, nếu kết quả đánh giá ở cấp độ 3 cho thấy học viên không ứng dụng được gì vào thực tế thì tổ chức cần tìm ra những nguyên nhân cản trở việc ứng dụng. Đó có thể là do học viên thiếu môi trường để ứng dụng, cũng có thể do cấp quản lý không cho phép/không ủng hộ việc ứng dụng.
Giữa cấp độ 3 và cấp độ 4 cũng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau: Những thay đổi tích cực của học viên có được do việc ứng dụng những điều học được vào thực tế sẽ tất yếu dẫn đến kết quả là những ảnh hưởng tích cực đến tổ chức. Ví dụ: Nếu kết quả đánh giá ở cấp độ 3 đối với những học viên đã tham gia một khóa đào tạo về kỹ năng bán hàng và dịch vụ khách hàng cho thấy học viên có những cải thiện rất đáng kể về kỹ năng so với trước khi tham dự khóa học và thực sự đã đạt được những mục tiêu mà khóa học đề ra, thì khi đánh giá ở cấp độ 4, doanh thu bán hàng của những học viên này chắc chắn sẽ tăng lên, tỷ lệ khách hàng hài lòng tăng, tỷ lệ hủy hợp đồng giảm (trong điều kiện các yếu tố khác không đổi)…
Kết luận
Mô hình bốn cấp độ đánh giá hiệu quả đào tạo của Donald Kirkpatrick đã giúp chúng ta có cái nhìn rõ ràng và đầy đủ về hoạt động đánh giá hiệu quả đào tạo. Mỗi cấp độ đều có những lợi ích riêng nhất định, cấp độ này bổ sung cho cấp độ khác. Trong điều kiện cho phép, tổ chức nên thực hiện kết hợp cả 4 cấp độ đánh giá để có thể xác định một cách toàn diện và chính xác hơn về hiệu quả mà hoạt động đào tạo mang lại. Nếu được thực hiện thống nhất và thường xuyên, hoạt động đánh giá sẽ cung cấp cho tổ chức những thông tin hữu ích để điều chỉnh các chương trình đào tạo nói riêng và hoạt động đào tạo nói chung, từ đó giúp phát triển nguồn nhân lực cho tổ chức ngày càng có chất lượng cao hơn.
CRG GLOBAL.
