Giới thiệu về công cụ Phân tích 7S McKingsey.
Mô hình 7S được dùng để phân tích khi ta thấy mọi bộ phận/công việc trong tổ chức không được hài hoà/tác động tốt với nhau.
Làm thế nào để phân tích tổ chức của bạn để đánh giá các bộ phận/công việc có được bố trí đúng để đạt được mục tiêu đã định hay không?
Câu hỏi này có rất nhiều câu trả lời. Một số phương pháp tiếp cận đi từ các nhân tố nội bộ, phương pháp khác thì xem xét các nhân tố bên ngoài, hay kết hợp các viễn cảnh; một số khác cân nhắc độ phù hợp giữa các khía cạnh của tổ chức. Vấn đề là chúng ta chọn những yếu tố gì để nghiên cứu.
Thực tế cho thấy một số phương pháp nghiên cứu tính hiệu quả của tổ chức đang dùng được hoặc đã cũ. Phương pháp 7-Sframwork do Tom Peter và Robert Waterman, hai nhà tư vấn nghĩ ra vào đầu những năm 80 khi họ làm việc cho công ty tư vấn McKinsey&Company. Nền tảng cơ bản của mô hình này là có 7 thuộc tính nội bộ của một tổ chức cần phải liên kết với nhau nếu tổ chức muốn thành công.
Mô hình 7-S có thể được sử dụng rộng rãi ở rất nhiều tình huống, nơi các viễn cảnh về sự liên kết là hiệu quả, ví dụ để giúp chúng ta:
- Cải thiện hiệu quả làm việc của công ty.
- Kiểm tra các tác động có thể có của những thay đổi trong tương lai tại công ty.
- Liên kết/điều chỉnh các phòng ban, quy trình trong thời gian sáp nhập hoặc thâu tóm.
- Quyết định cách áp dụng chiến lược một cách tốt nhất.
Mô hình 7-S có thể áp dụng cho các thành phần của một team hoặc một dự án. Các vấn đề cần xem xét và điều chỉnh được áp dụng, bất biết bạn quyết định phạm vi nghiên cứu như thế nào.
Bảy nhân tố:
- Các nhân tố cứng: Chiến lược, cấu trúc, hệ thống.
- Các nhân tố mềm: Các giá trị được chia sẻ, Kỹ năng, Phong cách, Nhân viên.
Các nhân tố cứng dễ định nghĩa hay dễ xác định hơn, và công tác quản lý có thể dễ dàng tác động đến các nhân tố này. Có các tuyên bố chiến lược, sơ đồ tổ chức, hệ thống báo cáo, các quy trình chính thức và hệ thống IT.
Các nhân tố "mềm", mặt khác, có thể khó mô tả hơn, ít hữu hình hơn, và bị ảnh hưởng trực tiếp bởi văn hoá nhiều hơn. Tuy vậy, các nhân tố mềm này quan trọng như các nhân tố cứng nếu tổ chức của bạn muốn thành công.
Hãy cùng xem một số nhân tố kỹ hơn:
- Chiến lược: Kế hoạch được phát triển nhằm duy trì và xây dựng các lợi thế cạnh tranh trong suốt quá trình cạnh tranh.
- Cấu trúc: cách tổ chức được cấu trúc và ai báo cáo cho ai.
- Hệ thống: Các hoạt động hàng này và các tiến trình mà nhân viên gắn kết để thực hiện và hoàn thành công việc.
- Các giá trị chia sẻ: hay còn được gọi là "các mục tiêu nổi trội" khi mô hình được lâp lần đầu, thì các giá trị cốt lõi của công ty chính là thực chứng cho văn hoá và giá trị đạo đức nghề nghiệp nói chung của doanh nghiệp.
- Phong cách: Phong cách lãnh đạo được chấp thuận.
- Nhân viên: Nhân viên và các khả năng làm việc nói chung.
- Kỹ năng: Kỹ năng thực tế và chuẩn năng lực của nhân viên.
Cần đặt nhân tố Văn hoá ở trung tâm trong sự phát triển của các yếu tố cơ bản khác.
Cấu trúc công ty, chiến lược, hệ thống, phong cách, nhân viên và kỹ năng khởi tạo từ công ty và những giá trị mà các nhân tố này đại diện. Tầm nhìn của công ty có gốc từ giá trị của những người khởi tạo. Nếu giá trị thay đổi, các nhân tố khác cũng sẽ đổi.
Cách dùng mô hình này.
Mô hình hoạt động dựa trên thuyết rằng, một tổ chức muốn hoạt động tốt, 7 nhân tố này cần phải liên kết và tạo động lực cho nhau. Vậy nên mô hình có thể được dùng để giúp xác định cái gì cần để điều chỉnh sắp xếp lại vị trí để cải thiện tốt nhất hiệu suất công việc, hay làm thế nào để duy trì sự tương hợp trong quá trình thay đổi.
Cho dù ta thay đổi cái gì, tái cấu trúc, các quy trình mới, sấp nhập tổ chức, có các hệ thống mới, thay đổi lãnh đạo, v.v.. thì mô hình có thể được sử dụng để hiểu làm thế nào các nhân tố tổ chức quan hệ qua lại với nhau và để chắc chắn rằng các tác động trên diện rộng của thay đổi tạo ra trong một khu vực được chú ý.
Bạn có thể dùng mô hình 7S để giúp phân tích vị trí hiện tại (Điểm A) và vị trí tương lai dự kiến đạt được (Point B) và xác định các khoảng cách và sự không đồng bộ giữa hai điểm. Sau đó, vấn đề điều chỉnh và khớp các nhân tố trong mô hình 7S để chắc chắn tổ chức của bạn hoạt động hiệu quả và tốt khi bạn đạt tới điểm mong muốn.
Có đơn giản không ạ? Không hề, vì thay đổi tổ chức không đơn giản chút nào. Tất cả các cuốn sách và các phương pháp luận đều trang trọng dành riêng cho mục phân tích chiến lược tổ chức, cải thiện hiệu quả làm việc và quản lý sự thay đổi. Mô hình 7S là một công cụ tốt giúp bạn có các câu hỏi đúng, nhưng lại không cho bạn mọi câu trả lời. Vì vậy, bạn sẽ cần tổng hợp các kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết. Khi hỏi đúng câu hỏi, ta phát triển được check list và ma trận các công cụ tư duy để theo dõi việc làm thế nào 7 nhân tố này tác động ảnh hưởng lẫn nhau, dựa trên kinh nghiệm thực tiễn của tổ chức và trí khôn của bạn.
Các câu hỏi Checklist 7S.
Đây là các câu hỏi giúp bạn hiểu tình huống của tổ chức. Dùng chúng để phân tính vị trí hiện tại (Điểm A) trước, sau đó, nhắc lại bài tập cho vị trí mong muốn đạt được (Điểm B).
Chiến lược:
- Chiến lược của chúng ta là gì?
- Làm thế nào để chúng ta dự định đạt tới các mục tiêu?
- Làm thế nào chúng ta xử lý đươc các áp lực cạnh tranh?
- Những thay đổi trong nhu cầu khách hàng đang được chúng ta giải quyết thế nào?
- Làm thế nào chiến lược điều chỉnh được với các vấn đề môi trường?
Cấu trúc:
- Làm thế nào để công ty/team phân chia được?
- Hệ thống thứ bậc/cấp bậc của công ty là gì?
- Làm thế nào các phòng ban hợp tác, phối hợp được với nhau?
- Làm thế nào để team tổ chức tốt và tự đồng điều chỉnh với nhau cho phù hợp?
- Liệu các quyết định và kiểm soát đưa ra là tập trung hay phi tập trung? Có nên duy trì hệ thống kiểm soát và quyết định này?
- Các nguyên tắc giao tiếp và trao đổi thông tin tại công ty là gì? Cởi mở hay ngầm định?
Hệ thống:
- Các hệ thống chính đang chạy trong tổ chức? Xem hết hệ thống tài chính và hệ thống nhân sự, cũng như truyền thông nội bộ, lưu trữ thông tin, tài liệu.
- Quyền kiểm soát đang nằm ở đâu và cách tổ chức đang điều hành và đánh giá việc kiểm soát này?
- Các quy định nội bộ và quy trình nội bộ mà nhóm nghiên cứu cần sử dụng để theo dõi?
Các giá trị được chia sẻ:
- Các giá trị cốt lõi của tổ chức?
- Văn hoá của tổ chức/nhóm là gì?
- Các giá trị cơ bản để từ đó công ty/nhóm coi là nền tảng để phát triển.
Phong cách:
- Phong cách lãnh đạo/quản lý hiện tại?
- Phong cách lãnh đạo đang thể hiện hiệu quả như thế nào với tổ chức.
- Nhân viên/thành viên nhóm đang có xu hướng cạnh tranh hay hợp tác?
- Các tổ nhóm có các chức năng tương tác thực trong tổ chức hay họ chỉ là các nhóm được đặt tên?
Nhân viên:
- Các vị trí hoặc chuyên gia với nghiệp vụ đặc biệt được đại diện cho nhóm?
- Các vị trí cần được bổ sung?
- Tất cả các vị trí trống có yêu cầu khung năng lực?
Kỹ năng:
- Những kỹ năng mạnh nhất được thể hiện trong công ty/nhóm bạn là gì?
- Có các kỹ năng nào đang thiếu cần phải bổ sung?
- Trong công ty/nhóm, cái gì/thế nào đươc hiểu là hoàn thành tốt?
- Nhân viên và thành viên nhóm hiện tại có khả năng gì để hoàn thành công việc?
- Tổ chức đang quản lý kỹ năng như thế nào và làm thế nào để đánh giá các kỹ năng đó. ?
Các câu hỏi ma trận cho 7-S
Để kiểm tra độ tương tác hoà hợp giữa các nhân tố trong mô hình 7S, bạn có thể cần đên một số câu hỏi sau:
- Bắt đầu với các Giá trị văn hoá: Các giá trị văn hoá có phù hợp với cơ cấu, chiến lược và các hệ thống trong tổ chức? Nếu không, ta cẩn thay đổi cái gì?
- Sau đó kiểm tra các nhân tố cứng: Mỗi nhân tố hỗ trợ các nhân tốt khác tốt như thế nào? Xác định các thay đổi cần thực hiện.
- Sau đó kiểm tra các nhân tố mềm: Các nhân tốt này hỗ trợ các mong muốn/yêu cầu của nhân tố cứng? Các nhân tố này có hỗ trợ nhau? Nếu không, cần các thay đổi nào?
Khi bạn căn chỉnh sự tác động hài hoà của các nhân tố, bạn sẽ cần sử dụng tiến trình lặp khi phải đưa ra các điều chỉnh, sau đó, nghiên cứu lại các tác động lên các nhân tố khác như thế nào. Khi kết quả thực hiện công việc của nhân viên sau đó đạt mức độ tốt hơn, công việc của bạn là đáng giá.
Nhật Quỳnh, Founder of CRG GLOBAL dich từ tài liệu của toolmind.
