Elearning – Giải pháp hiệu quả cho các doanh nghiệp lớn
Thạc sỹ Nguyễn Bá Ký
Chuyên gia phát triển nguồn nhân lực Công ty CRG GLOBAL
Theo Global Industry Analysts, Inc, (1) elearning giúp học viên tăng cường ghi nhớ kiến thức lên từ 25%-60%, các tập đoàn tiết kiệm được từ 50%-70% về tiền và 25%-60% thời gian so với đào tạo truyền thống. Tổng “giá trị” thị trường elearning dành cho doanh nghiệp năm 2013 đạt 56,2 tỷ USD (chiếm 28,1% tổng số tiền mà các doanh nghiệp đầu tư vào đào tạo) và con số này có khả năng tăng gấp đôi trước năm 2015. Đây thực sự là một lĩnh vực phát triển rất năng động.
Với các lợi thế so với đào tạo truyền thống như tiết kiệm chi phí, cho phép linh hoạt về địa điểm và thời gian học tập, nâng cao vai trò và tính chủ động, sáng tạo của học viên, đồng thời giúp doanh nghiệp đa dạng hóa các hình thức đào tạo, elearning ngày càng được nhiều doanh nghiệp Việt Nam triển khai và ứng dụng trên thực tế. Tại Châu Á, Việt Nam được đánh giá là thị trường elearning phát triển nhanh nhất năm 2013 với tốc độ 44,3%, đứng thứ hai là Malasia 39,4%, tiếp theo là Thái Lan, Philippines, Ấn độ và Trung Quốc từ 30%-35%.
Không đứng ngoài cuộc, những tập đoàn lớn tại Việt Nam đã và đang tích xây dựng hệ thống elearning cho riêng mình. Với mạng lưới rộng khắp trên toàn quốc, các tập đoàn này luôn đứng trước thách thức tổ chức hàng trăm khóa đào tạo để đáp ứng nhu cầu nâng cao kiến thức và kỹ năng cho số lượng cán bộ và nhân viên có thể lên đến hàng chục nghìn người. Ngoài ra, do thực tiễn kinh doanh đòi hỏi ngày càng cấp thiết, nếu chỉ tổ chức đào tạo theo kiểu truyền thống, nguồn lực cần đến sẽ rất lớn. Đây chính là những lý do khiến elearning càng trở thành sự lựachọn tất yếu cho các doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là các tập đoàn lớn.
Doanh nghiệp cần phải chuẩn bị những gì?
Ngoài vấn đề về ngân sách cần thiết cho dự án elearning, khi nhắc đến sự khác nhau giữa elearning và đào tạo truyền thống, nhiều người nghĩ ngay đến yếu tố công nghệ, đồng thời cho rằng để xây dựng và triển khai thành công hệ thống elearning, trước hết cần quan tâm đến việc đầu tư cho cơ sở hạ tầng và công nghệ. Thực tế chưa hẳn như vậy. Con người mới là yếu tố đầu tiên cần chuẩn bị. Doanh nghiệp phải đào tạo được một đội ngũ giảng viên trực tuyến có đủ năng lực để đảm nhận các nhiệm vụ hoàn toàn mới so với đào tạo truyền thống. Ngay cả khi những giảng viên đầy kinh nghiệm trong đào tạo truyền thống cũng có thể rất bỡ ngỡ khi chuẩn bị chuyển đổi sang đào tạo trực tuyến.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần đào tạo đội ngũ quản lý hệ thống elearning - những người hỗ trợ cho giảng viên và học viên trên hệ thống.
Tiếp theo yếu tố con người, việc truyền thông về elearning và xây dựng văn hoá học tập cần được các doanh nghiệp lưu ý. Doanh nghiệp cần truyền thông đến tất cả mọi người về dự án triển khai elearning đang được tiến hành, mục đích, phạm vi của dự án, lợi ích...của giải pháp elearning. Đây chính là bước chuẩn bị về mặt tinh thần cho những học viên tiềm năng. Khi các khoá học elearning thực tế được triển khai, việc xây dựng văn hoá học tập đòi hỏi sự tham gia của các cấp lãnh đạo trong doanh nghiệp. Hãy thường xuyên đăng nhập vào các khoá học đang diễn ra, có một vài lời hỏi thăm, động viên hoặc nhắc nhở trên lớp học trực tuyến cũng như ngoài lớp học sẽ thúc đẩy tinh thần học tập của học viên và tạo ra môi trường học tập nghiêm túc mà không kém phầm hứng khởi. Bản thân lãnh đạo các cấp, khi tham gia lớp học trực tuyến với vai trò học viên cũng cần phải thể hiện sự nghiêm túc, nhiệt tình, chăm chỉ...để làm gương cho nhân viên, từng bước tạo dựng văn hoá học tập mạnh. Dự án elearning của doanh nghiệp thành công hay thất bại phụ thuộc rất lớn vào các cấp lãnh đạo: Họ có quan tâm và coi trọng việc học tập nói chung và học trực tuyến nói riêng hay không.
Ngoài ra, cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin là yếu tố không thể bỏ qua khi chuẩn bi xây dựng hệ thống elearning. Doanh nghiệp phải trả lời hàng loạt các câu hỏi như: Hệ thống thông tin công nghệ có cho phép việc học/thi đồng thời của nhiều học viên? Mức độ tương thích về kỹ thuật giữa hạ tầng công nghệ thông tin hiện có với các đòi hỏi về kỹ thuật của hệ thống elearning? Các chính sách về bảo mật thông tin của doanh nghiệp có cho phép việc học trực tuyến được diễn ra thuận lợi và phát huy tất cả các thế mạnh vốn có của elearning so với đào tạo truyền thống? Bộ phận công nghệ thông tin của doanh nghiệp có sẵn sàng hỗ trợ cho dự án trong quá trình xây dựng cũng như khi các khoá học được triển khai trên thực tế hay không?
Cuối cùng, doanh nghiệp cần ban hành được các chính sách và quy chế về đào tạo trực tuyến. Cũng giống như với đào tạo trực tiếp trên lớp, đào tạo trực tuyến cũng cần có quy chế và chính sách rõ ràng về quyền lợi, trách nhiệm, thưởng, phạt đối với người học. Một trong những khác biệt lớn nhất giữa đào tạo trực tuyến và đào tạo trực tiếp là giảng viên và học viên không nhìn thấy nhau và tương tác tức thời một cách trực tiếp mà chỉ thông qua các bài viết, phản hồi, tin nhắn....thường là ở dạng không đồng thời (asynchronous). Chính vì điều này mà mọi người cảm thấy không "bị" kiểm soát giống như trên lớp học trực tiếp. Nếu học viên không có tinh thần tự giác cao, trên thực tế, các lớp học trực tuyến rất dễ gặp thất bại khi mức độ tham gia của học viên giảm dần theo thời gian học. Việc ban hành quy chế và chính sách về đào tạo trực tuyến góp phần tạo nên tính kỷ luật trong học tập và đặc biệt cần thiết trong giai đoạn đầu triển khai elearning. Quy chế/chính sách về đào tạo trực tuyến cần chỉ rõ việc coi trọng chương trình đào tạo trực tuyến có "gía trị" ngang bằng chương trình đào tạo theo kiểu truyền thống trong việc đánh giá một người nào đó đã hoàn thành nhiệm vụ học tập của mình hay chưa.
Hình thức học tập kết hợp Blended Learning.
Mỗi hình thức học tập đều có những ưu điểm và hạn chế riêng. Với elearning, chúng ta có thể nhận thấy ngay một hạn chế lớn là thiếu tính tương tác trực tiếp. Vì hạn chế này, một số chương trình đào tạo sẽ khó để có thể triển khai hoàn toàn bằng hình thức elearning, đặc biệt là các chương trình về kỹ năng đòi hỏi người học phải thực hành nhiều lần với các công cụ, dụng cụ, máy móc, trang thiết bị...thật chứ không phải là hình ảnh hoặc video. Làm thế nào để có thể phát huy các thế mạnh, đồng thời khắc phục điểm yếu này của elearning? Giải pháp mà các doanh nghiệp áp dụng là hình thức học kết hợp (blended learning). Với hình thức này, khoá học sẽ diễn ra một phần ở lớp học trực tuyến, phần còn lại trên lớp học truyền thống. Tỷ lệ thời lượng phân bổ cho mỗi hình thức học phụ thuộc vào quyết định của doanh nghiệp và căn cứ theo tính chất, yêu cầu của từng khoá học cụ thể.
Tất nhiên không phải bất cứ chương trình nào cũng cần áp dụng hình thức blended learning. Nhìn chung, với các chương trình thuần tuý về kiến thức, doanh nghiệp có thể tổ chức khoá học hoàn toàn dưới dạng elearning. Ngược lại, một số chương trình về kỹ năng năng, đòi hỏi cao về thực hành và cần có sự giám sát/đánh giá của giảng viên trong quá trình học viên thực hành; các chương trình về xây dựng nhóm hoặc thay đổi thái độ...khi được triển khai theo dạng truyền thống hoặc blended learning sẽ đạt hiệu quả cao hơn.
Vai trò của giảng viên và học viên trong lớp học trực tuyến.
Trong elearning, vai trò của giảng viên và học viên có nhiều thay đổi so với phương pháp học truyền thống. Nếu như trong lớp học truyền thống, giảng viên điều phối các hoạt động, đưa ra tình huống, đặt câu hỏi...; học viên tham gia vào các hoạt động này và giảng viên có thể kiểm soát được ngay lập tức mức độ tha gia của các học viên thì tỏng lớp học trực tuyến, việc này khó hơn rất nhiều. Do không quan sát được học viên và đặc điểm của elearning là tính linh hoạt, tự do về giờ giấc, nên giảng viên cần đến rất nhiều công cụ và phải thực hiện vô số các hoạt động để có thể "kiểm soát" được lớp học và duy trì môi trường học tập liên tục, tích cực. Sau khi giảng viên "mở" ra một hoạt động, các học viên sẽ tham gia bằng cách đưa ra ý kiến bình luận, phản hồi, góp ý...Giảng viên sẽ phải theo dõi sát sao mọi diễn biến ở tất cả các diễn đàn của lớp học, do đó sẽ phải đọc toàn bộ các ý kiến được học viên đưa ra, góp ý hoặc bình luận cho các cuộc trao đổi và bài tập mà mỗi học viên hoàn thành. Bên cạnh đó, giảng viên phải thường xuyên nhắc nhở học viên về thời hạn của các hoạt động, khích lệ động viên kịp thời để học viên cảm nhận được sự quan tâm của giảng viên và có thêm động lực học tập. Thời gian "hoạt động" của giảng viên cũng rất khác. Không chỉ "đứng lớp" 6-7 tiếng/ngày như đối với lớp học truyền thống, giảng viên trực tuyến phải truy cập thường xuyên vào tài khoản để theo dõi các hoạt động đang diễn ra và có những hành động thích hợp, vào bất cứ thời điểm nào trong ngày. Nói chung, để làm tròn vai trò của mình, giảng viên trực tuyến thực sự vô cùng bận rộn, đến nỗi có người ví như "nuôi con mọn".
Với học viên, vai trò của họ cũng có sự thay đổi. Nếu như trong lớp học truyền thống, một học viên nào đó có thể không tham gia vào một vài hoạt động nhóm (do đã có người khác làm) thì trong lớp học trực tuyến, tất cả học viên đều phải tham gia nếu không muốn bị điểm kém. Cơ sở để giảng viên cho điểm từng hoạt động được xây dựng rất rõ ràng và công khai cho tất cả mọi người. Do đó, học viên chỉ việc căn cứ theo đó cũng có thể tự chấm điểm cho mình sau mỗi hoạt động (tương đối chính xác). Thông thường, trong các lớp học trực tuyến, quy định chung đặt ra là với một hoạt động thảo luận, mỗi thành viên không chỉ hoàn thành bài tập của cá nhân mình, mà còn phải đọc và đưa ra bình luận cho ít nhất 2 bài làm của 2 học viên khác, trả lời các ý kiến bình luận cho bài làm của bản thân. Tuân thủ quy định này với thái độ nghiêm túc, học viên sẽ nhận thấy rằng phương pháp học trực tuyến có thể đạt hiệu quả cao hơn cả đào tạo truyền thống vì họ có thời gian suy nghĩ nhiều hơn, trách nhiệm cao hơn, học được nhiều hơn từ các bạn học của mình.
Tóm lại, khi chuyển đổi từ đào tạo truyền thống sang đào tạo trực tuyến, vai trò của cả giảng viên và học viên đều thay đổi. Giảng viên sẽ phải dành nhiều thời gian hơn cho lớp học của mình, có cơ hội đánh giá học viên chính xác hơn thông qua việc theo dõi mức độ tham gia và đánh giá chất lượng các bài viết. Giảng viên trực tuyến cũng “bận rộn” hơn nhiều lần khi phải đọc hàng trăm, thậm chí hàng nghìn bình luận (trong suốt một khóa học) rồi đưa ra ý kiến của mình, giải quyết các xung đột có thể phát sinh trong quá trình thảo luận đồng thời duy trì môi trường học tập tích cực. Về phía học viên, nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng học viên trực tuyến học được nhiều hơn từ bạn học của mình và cũng được tạo động lực mạnh mẽ từ bạn học nhiều hơn là từ giảng viên.
Những yếu tố quyết định thành công của hệ thống elearning
Nếu đã từng tham gia nhiều khóa đào tạo trực tuyến của cả trong nước và nước ngoài, bạn có thể dễ dàng đi đến kết luận yếu tố quan trọng nhất quyết định thành công của hệ thống elearning tại một doanh nghiệp chính là văn hóa học tập. Đã có rất nhiều khóa đào tạo trực tuyến thất bại, nhiều hệ thống elearning được đầu tư đắt tiền mà cuối cùng đành chịu cảnh bị “đắp chiếu”. Trên thực tế tồn tại tình trạng rất phổ biến là: Mặc dù lớp học rất sôi nổi vào 3-4 ngày đầu tiên, sau đó mức độ tham gia giảm dần, sĩ số lớp cũng vậy, có học viên nhiều ngày không truy cập tài khoản và bỏ qua các thời hạn. Nhiều học viên lấy lý do ban ngày thì công việc bận rộn, buổi tối phải làm việc nhà. Có người giải thích tình trạng này xuất phát từ việc doanh nghiệp không có chế tài đủ mạnh. Đây chỉ là một trong nhiều nguyên nhân mà thôi vì ngay cả khi có chế tài, tình trạng này vẫn diễn ra. Nguyên nhân sâu xa và chi phối là văn hóa học tập. Một khi doanh nghiệp đã xây dựng được một văn hóa học tập mạnh thì chế tài trở thành thứ thừa thãi vì không ai quan tâm đến nó nữa, học viên sẽ luôn hào hứng với việc học và coi đó là quyền lợi thiết thân. Vậy ai là người xây dựng văn hóa học tập? Chính là lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp. Khi cấp lãnh đạo cao nhất coi trọng elearning thì các lãnh đạo cấp dưới và cuối cùng là nhân viên cũng sẽ như vậy.
Yếu tố thứ hai có thể kể đến là đội ngũ giảng viên trực tuyến. Doanh nghiệp cần đào tạo các giảng viên nội bộ để họ có đủ năng lực khi tiếp nhận vai trò mới là giảng viên trực tuyến. Khi có giảng viên tốt, sẽ có chương trình tốt. Để đạt hiệu quả cao, người xây dựng chương trình nào nên là giảng viên của chương trình đó. Không chỉ đào tạo họ trở thành những giảng viên tốt, doanh nghiệp phải nhanh chóng xây dựng cơ chế trả thù lao cho giảng viên trực tuyến xứng đáng với công sức và thời gian (mà hầu hết là ngoài giờ làm việc) họ dành cho lớp học. Đây là một trong những công cụ tạo động lực cho giảng viên trực tuyến tâm huyết hơn với công việc.
Gắn kết thành tích học trực tuyến với các chính sách nhân sự chính là yếu tố quan trọng thứ 3 quyết định thành công của hệ thống elearning. Khi nhận thấy việc hoàn thành một khóa học nào đó ảnh hưởng đến lương-thưởng-phúc lợi-thăng tiến… của bản thân, học viên sẽ có động cơ thúc đẩy mạnh mẽ hơn để tham dự các khóa học.
Yếu tố cuối cùng quyết định thành công của hệ thống elearning là sự công bằng trong đánh giá thành tích học tập. Mặc dù với bất kỳ khóa học nào, giảng viên cũng đưa ra các tiêu chí chấm điểm rất rõ ràng. Tuy nhiên, trên thực tế đôi khi giảng viên không thực hiện được theo các tiêu chí, vì nhiều lý do khác nhau. Khi đó, sẽ có trường hợp học viên không đồng tình về cách chấm điểm, cảm thấy không công bằng… Điều này ảnh hưởng rất tiêu cực đến tâm lý của học viên trong những khóa học sau và dần dần sẽ làm giảm hứng thú học tập.
[1] Global Industry Analysts, Inc. (GIA) được công nhận là một trong những công ty nghiên cứu thị trường lớn nhất và có uy tín nhất trên thế giới, phục vụ hơn 9.500 khách hàng tại 36 quốc gia. GIA được thành lập vào năm 1987 tại Mỹ. Hằng năm, GIA xuất bản hơn 1.300 báo cáo nghiên cứu toàn diện, phân tích trên 40.000 xu hướng thị trường và công nghệ, đồng thời theo dõi hơn 126.000 công ty trên toàn thế giới.
(1) Theo Ambient Insight Research - một công ty nghiên cứu thị trường quốc tế được thành lập năm 2004 tại Mỹ. Công ty này sử dụng các phân tích định lượng để xác định cơ hội doanh thu cho elearning toàn cầu và cho các nhà cung cấp dịch vụ học tập trên điện thoại di động. Công ty có hai ngành nghề kinh doanh: Xuất bản các báo cáo cung cấp thông tin định lượng, các nghiên cứu độc quyền tuỳ chỉnh cho những nhà cung cấp và công ty đầu tư tư nhân.
CRG GLOBAL
