ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC , NHÌN TỪ GÓC ĐỘ DOANH NGHIỆP. (Phần 1)
Ths. Nguyễn Bá Ký, Chuyên gia phát triển nguồn nhân lực - CRG GLOBAL
Trong điều kiện hội nhập kinh tế quốc tế đang diễn ra ngày càng sâu rộng, thị trường Việt Nam đang chứng kiến sự chạy đua không chỉ về thị phần mà còn về số lượng và chất lượng nhân sự. Cùng với sự xuất hiện các doanh nghiệp mới, nhu cầu về nhân sự ngày càng trở nên gắt gao, số lượng lao động đủ kiến thức kỹ năng đảm đương và thực hiện công việc mà không phải qua đào tạo nội bộ tại doanh nghiệp không nhiều.
Nhân sự đã được đào tạo qua các trường đại học, khi về tới các tổ chức, đều phải đào tạo lại. Và hầu hết mới chỉ dừng lại ở việc người trước “cầm tay chỉ việc” cho người sau, không có hệ thống và thiếu tính chuyên nghiệp. Có một thực tế không thể phủ nhận là khi vừa rời ghế nhà trường, sinh viên nói khó có thể bắt tay ngay vào công việc nếu được tuyển dụng mà đều cần một khoảng thời gian để làm quen với công việc và được đào tạo, huấn luyện, kèm cặp... Vậy đâu là giải pháp cho doanh nghiệp? Trong phạm vi bài viết này, tác giả chỉ đề cập đến những giải pháp đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Việt Nam trên góc độ của doanh nghiệp, không bàn tới những giải pháp mang tính vĩ mô của Nhà nước hay các cơ quan quản lý.
1. Xây dựng bản đồ học tập: Xác định lộ trình học tập cho mỗi vị trí công việc
Trong suốt quá trình làm việc của một người, kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm của họ sẽ thay đổi. Không những thế, môi trường bên ngoài cũng không ngừng vận động: Công nghệ, thị trường, đối thủ cạnh tranh, chính sách pháp luật của Nhà nước… Do đó, hoạt động đào tạo cần phải tính đến những thay đổi này và đưa ra được những chương trình đào tạo phù hợp với từng giai đoạn phát triển của các cá nhân tại mỗi vị trí công việc. Để làm được việc này, doanh nghiệp cần phải đầu tư rất nhiều nguồn lực: Thời gian, tiền bạc, nhân lực… thậm chí phải thuê đối tác chuyên nghiệp cùng xây dựng bản đồ học tập (learning map) mà một số doanh nghiệp gọi bằng những tên khác như: Lộ trình học tập (learning path) hay ma trận học tập (learning matrix). Bản đồ học tập được xây dựng theo các bước chính như sau:
Bước 1: Phân tích tổ chức. Cụ thể: Phân tích tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, chiến lược và thực trạng năng lực của doanh nghiệp trong mối tương quan với đỏi hòi chung về năng lực của ngành. Một số yếu tố khác cũng có thể được xem xét trong bước này, đó là: Văn hóa doanh nghiệp, năng lực cạnh tranh...
Bước 2: Phân tích công việc. Tiến hành rà soát và phân tích công việc ở tất cả các vị trí nhằm tìm ra những nhiệm vụ chính, khó khăn và thách thức tương ứng.
Bước 3: Xác định năng lực cốt lõi. Trên cơ sở kết quả có được từ 2 bước trên, bộ phận nhân sự xác định các năng lực cốt lõi (core competencies) cần có của doanh nghiệp. Năng lực cốt lõi là những năng lực giúp doanh nghiệp hiện thực hóa tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi và chiến lược của mình, thu hẹp hoặc xóa bỏ các khoảng cách về năng lực trong việc thực thi các nhiệm vụ chính, vượt qua những khó khăn và thách thức tại từng vị trí công việc.
Bước 4: Xây dựng từ điển năng lực. Sau khi xác định được các năng lực cốt lõi, cần nêu định nghĩa về năng lực cốt lõi và mô tả các cấp độ. Thông thường, mỗi năng lực được chia thành 5 cấp độ. Sản phẩm của bước này chính là từ điển năng lực (competency dictionary).
Bước 5: Xây dựng khung năng lực. Xác định cấp độ năng lực phù hợp tại từng vị trí công việc. Công việc này được gọi là xây dựng khung năng lực (competency framework). Nhìn vào khung năng lực, chúng ta có thể dễ dàng thấy được mỗi vị trí công việc đòi hỏi những năng lực nào và cần đến cấp độ mấy.
Bước 6: Xây dựng bản đồ học tập. Căn cứ theo kết quả của bước 5, xác định chương trình đào tạo phù hợp với đòi hỏi về năng lực tại từng vị trí công việc. Kết quả của bước 6 chính là bản đồ học tập (learning map). Nhìn vào Bản đồ học tập, mỗi cá nhân trong doanh nghiệp biết khi nào mình sẽ tham dự các khóa đào tạo, tên của các khóa đào tạo là gì… Tại bước 6, doanh nghiệp thường không dừng lại ở việc chỉ ra “tên” các chương trình đào tạo trong bản đồ học tập mà còn xây dựng hệ thống khung chương trình đào tạo. Đó là một bộ tài liệu mô tả về từng chương trình đào tạo với những nội dung cơ bản gồm có: Đối tượng học viên, hình thức đào tạo, thời lượng, mục tiêu và nội dung chính (outline). Một số doanh nghiệp còn đi xa hơn trong bước này: Bộ phận đào tạo cùng bộ phận nhân sự tổ chức các buổi làm việc trực tiếp với những đối tác cung cấp dịch vụ đào tạo trên thị trường nhằm đảm bảo rằng chắc chắn có giảng viên phù hợp đảm nhận việc giảng dạy các nội dung do doanh nghiệp yêu cầu.
2. Phân tích nhu cầu đào tạo: Xác định các ưu tiên đào tạo trong từng thời điểm
Bản đồ học tập chính là nền tảng vững chắc cho việc tổ chức các hoạt động đào tạo một cách có hệ thống và mang tính lâu dài, hạn chế trùng lắp và tránh lãng phí. Tuy nhiên, rõ ràng là theo bản đồ, mỗi vị trí công việc sẽ cần tham gia rất nhiều chương trình đào tạo khác nhau – một đòi hỏi không thể thực hiện trong thời gian ngắn do bị giới hạn về nguồn lực cũng như do đặc thù của hoạt động đào tạo và học tập: Cần thời gian để người học ứng dụng những kiến thức và kỹ năng được trang bị trong các chương trình đào tạo vào thực tế công việc. Do đó, doanh nghiệp buộc phải xác định các thứ tự ưu tiên trong việc triển khai các chương trình đào tạo theo bản đồ học tập cho từng vị trí công việc cũng như trên phạm vi toàn doanh nghiệp.
Để giải quyết được bài toán trên, doanh nghiệp cần tiến hành phân tích nhu cầu đào tạo (training needs analysis - TNA) một cách định kỳ (thường là một năm). Về cơ bản, hoạt động này diễn ra như sau:
- Vào các tháng cuối năm, bộ phận đào tạo xây dựng bộ câu hỏi để sử dụng cho việc phỏng vấn trực tiếp, khảo sát thông qua những bảng hỏi được in trên giấy hoặc khảo sát trực tuyến.
- Người trả lời phỏng vấn (hoặc phiếu khảo sát nhu cầu đào tạo) sẽ được dẫn dắt bằng một chuỗi câu hỏi được chọn lọc và sắp xếp một cách logic, từ những câu hỏi liên quan đến mục tiêu công việc/mục tiêu kinh doanh trong năm kế tiếp, thách thức/khó khăn trong việc thực hiện, những vấn đề hiện tại về hiệu quả làm việc, các ưu tiên mang tính định hướng của tổ chức trong năm tới (đẩy mạnh bán hàng, tập trung phát triển sản phẩm mới, cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng, hay mở kênh phân phối mới...) đến câu hỏi về những năng lực cần được ưu tiên phát triển nhằm giúp tổ chức đạt được mục tiêu, vượt qua thách thức/khó khăn, cải thiện hiệu quả làm việc và đi đúng định hướng.
- Sau các cuộc phỏng vấn trực tiếp và thu về các phiếu khảo sát, bộ phận đào tạo sẽ tổng hợp kết quả, hoàn thành báo cáo phân tích nhu cầu đào tạo, trong đó sắp xếp thứ tự ưu tiên của các năng lực cần được cải thiện và phát triển thông qua đào tạo trong năm tới. Đây là cơ sở để đề xuất những chương trình đào tạo cần được ưu tiên và thậm chí là cả thời điểm tổ chức. Việc đề xuất cần cân nhắc đến các yếu tố như: Số khóa học và tần suất tham gia các khóa đào tạo trong năm của mỗi vị trí công việc. Ví dụ: Mỗi người chỉ tham dự 2-3 khóa trong một năm, khoảng cách giữa 2 khóa gần nhất tối thiểu là 3 tháng để đảm bảo người học có thời gian “hấp thụ” và ứng dụng vào trong công việc hằng ngày.
- Như vậy có thể nói, nếu bản đồ học tập giúp chỉ ra lộ trình học tập của các cá nhân ở từng vị trí công việc thì phân tích nhu cầu đào tạo giúp xác định cách và thời điểm cho các bước đi trên lộ trình học tập của mỗi cá nhân để từ đó đảm bảo các khóa đào tạo được tổ chức kịp thời và cho đúng đối tượng, góp phần nâng cao hiệu quả đào tạo. Đôi khi lộ trình học tập của một vị trí công việc có thể tạm thời chậm lại để “nhường” cho lộ trình học tập của một vị trí công việc khác có mức độ ưu tiên cao hơn (cấp thiết hơn), nhất là khi bị giới hạn về nguồn lực. Ví dụ: Nếu doanh nghiệp xác định năm 2017 sẽ là năm tăng cường và đảm bảo chất lượng dịch vụ khách hàng đồng nhất trên toàn hệ thống khắp toàn quốc thì rất có thể lộ trình học tập của các vị trí công việc liên quan đến dịch vụ khách hàng được “đẩy” nhanh hơn so với các vị trí công việc khác, mặc dù những chương trình đào tạo được triển khai vẫn nằm trong bản đồ học tập.
(còn tiếp)
CRG GLOBAL
