ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC
NHÌN TỪ GÓC ĐỘ DOANH NGHIỆP.
Ths. Nguyễn Bá Ký, Chuyên gia phát triển nguồn nhân lực - Công ty CRG GLOBAL
(Phần 2)
3. Chuẩn hóa quy trình đào tạo
Khi quy trình đào tạo được tổ chức một cách khoa học, chặt chẽ và thống nhất, hiệu quả đào tạo sẽ được nâng cao. Quy trình đào tạo ở mỗi doanh nghiệp có thể có một vài điểm khác nhau nhưng về cơ bản, phổ biến nhất là quy trình đào tạo ADDIE (mô hình được Florida State University phát triển). Quy trình này gồm 5 bước khép kín và được mô tả trong hình dưới đây:
Bước 1: Phân tích nhu cầu đào tạo (Training Needs Analysis). Bước này vừa được đề cập trong mục 2.
Bước 2: Thiết kế chương trình đào tạo (Training Design). Đây là công việc của giảng viên hoặc của bộ phận chuyên xây dựng chương trình đào tạo trong doanh nghiệp (nếu là đào tạo nội bộ) hoặc của đơn vị cung cấp dịch vụ (nếu doanh nghiệp thuê đối tác bên ngoài thực hiện khóa đào tạo). Căn cứ trên kết quả của bước 1, người xây dựng chương trình sẽ phác thảo những nội dung chính cần cung cấp trong khóa học với mức độ/hàm lượng kiến thức phù hợp.
Bước 3: Phát triển chương trình đào tạo (Training Development). Trong bước này, người xây dựng chương trình đào tạo sẽ phát triển các tình huống thực tế được sử dụng trong chương trình, bài thực hành, hoạt động trong lớp học (ice-breaker, warm-up…) và hướng dẫn giảng dành cho giảng viên (instruction guide). Để so sánh giữa bước 2 và bước 3, chúng ta có thể liên tưởng tới hình ảnh sau: Thiết kế giống như công việc của một kiến trúc sư, Phát triển giống như công việc của một thợ xây.
Bước 4: Triển khai chương trình đào tạo (Training Implementation). Đây chính là “phần nổi của tảng băng chìm” trong hoạt động đào tạo, là những gì dễ quan sát và dễ đánh giá nhất, có tác động trực tiếp nhất đến người học. Để thực hiện tốt bước này, giảng viên phải là người không những nắm rõ chủ đề giảng mà còn thành thạo các kỹ năng giảng dạy. Do đó việc thường xuyên cử giảng viên nội bộ (nếu có) của doanh nghiệp tham dự các khóa đào tạo nâng cao kiến thức và kỹ năng giảng là việc làm cần thiết. Trong bước này, bộ phận đào tạo cần cử người giám sát về chất lượng (độc lập với người trợ giảng) và có những góp ý kịp thời cho giảng viên thực hiện chương trình. Người giám sát được đề cập đến ở đây có thể là giảng viên nội bộ (những người có nhiều kinh nghiệm về chủ đề của khóa học hay kinh nghiệm giảng dạy) hoặc người chuyên xây dựng chương trình đào tạo.
Bước 5: Đánh giá hiệu quả đào tạo (Training Evaluation). Đây là bước khó nhất và cũng ít được quan tâm một cách đúng mức. Theo mô hình đánh giá của Kirkpatrick, có 4 cấp độ đánh giá hiệu quả đào tạo, bao gồm: (1) Phản hồi (Reactions) - đánh giá mức độ hài lòng của học viên đối với khóa học, (2) Học tập (Learning) - đánh giá mức độ thu nhận kiến thức và kỹ năng, (3) Ứng dụng (Application) - đánh giá sự thay đổi về hành vi của học viên sau khóa học, và (4) Ảnh hưởng đến tổ chức (Business Impact) - doanh thu, chi phí, lợi nhuận… thay đổi. Hầu hết các doanh nghiệp thường chỉ dừng ở cấp độ 2, một số thì thực hiện đến cấp độ 3, còn cấp độ 4 thì có rất ít doanh nghiệp thực hiện được vì một loạt rào cản như: Chi phí lớn, khó khăn trong việc tách biệt ảnh hưởng của đào tạo với những ảnh hưởng đến từ các nhân tố khác (chiến lược của tổ chức, chương trình thúc đẩy bán hàng, quảng cáo,…). Ngay tại Mỹ, theo báo cáo của ASTD (American Society for Training and Development), chỉ có 5% doanh nghiệp thực hiện được cấp độ 4.
Năm bước này có mối liên hệ mật thiết và ảnh hưởng lẫn nhau. Chúng tạo thành một quy trình khép kín. Do đó, chỉ cần một bước không được thực hiện tốt có thể ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình và làm giảm hiệu quả đào tạo. Dù quy trình đào tạo của doanh nghiệp hiện đang được thực hiện như thế nào, nhất thiết phải có 5 bước trên và tất cả đều cần được coi trọng. Đây là một quy trình chuẩn về đào tạo.
4. Coi đào tạo là một khoản đầu tư, không phải là chi phí
Một quan niệm rất phổ biến của các doanh nghiệp hiện nay là coi những nguồn lực dành cho đào tạo là chi phí, trong khi quan niệm đúng phải coi đào tạo là các khoản đầu tư cho tương lai. Nguyên nhân của quan niệm sai lầm này chủ yếu xuất phát từ việc khó lượng hóa hiệu quả của công tác đào tạo đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Rất khó để chứng minh được là trong 100 đồng lợi nhuận của doanh nghiệp thì có bao nhiêu đồng được sinh ra nhờ vào hoạt động đào tạo.
Sai lầm này dẫn đến hệ quả là doanh nghiệp khó giữ được những nhân viên có năng lực vì họ không được đào tạo nâng cao trình độ, không nhận thấy cơ hội phát triển bản thân. Và cũng chính vì suy nghĩ sai lầm trên, khi gặp thời điểm khủng hoảng, nhiều doanh nghiệp đã cắt giảm ngân sách cho đào tạo. Trong khi đó, chỉ có tăng cường đầu tư nâng cao năng lực nhân viên mới là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp vượt qua khó khăn. Tư duy “coi đào tạo là chi phí” cần được loại bỏ ngay và thay thế bằng tư duy “coi đào tạo là là một khoản đầu tư” nếu doanh nghiệp muốn phát triển bền vững.
5. Không chỉ đào tạo kiến thức
Nhiều doanh nghiệp cho rằng nhân viên của mình thiếu kiến thức chuyên môn về bảo hiểm nên chỉ tập trung tổ chức các khóa đào tạo nhằm cung cấp kiến thức về quy trình, sản phẩm, nghiệp vụ... Điều này là đúng, nhưng chưa đủ. Bởi vì, kiến thức chỉ giúp đội ngũ nhân sự biết “cái gì”(what – kiến thức), chứ chưa biết “bằng cách nào” (how – kỹ năng) và tại sao (why – thái độ).
Năm 1956, Benjamin Bloom (1913 – 1999), một nhà tâm lý học giáo dục của Mỹ, đã đưa ra những phát triển bước đầu về ASK, trong đó nêu ra 3 thành phần của năng lực, gồm:
- Thái độ (Attitude): Thuộc về cảm xúc, tình cảm (Affective)
- Kỹ năng (Skills): Kỹ năng thao tác (Manual or Physical)
- Kiến thức (Knowledge): Thuộc về năng lực tư duy (Cognitive)
Trong đó, thái độ thường bao gồm các nhân tố thuộc về thế giới quan tiếp nhận và phản ứng lại các thực tế (receiving, responding to phenomena), xác định giá trị (valuing), giá trị ưu tiên. Các phẩm chất và hành vi thể hiện thái độ của cá nhân với công việc, động cơ, cũng như những tố chất cần có để đảm nhận tốt công việc (Harrow, 1972). Chúng được xác định phù hợp với vị trí công việc.
Kỹ năng là năng lực thực hiện các công việc, biến kiến thức thành hành động. Thông thường kỹ năng được chia thành các cấp độ chính như: Bắt chước (quan sát và hành vi khuôn mẫu), ứng dụng (thực hiện một số hành động bằng cách làm theo hướng dẫn), vận dụng (chính xác hơn với mỗi hoàn cảnh), vận dụng sáng tạo (trở thành phản xạ tự nhiên) (Dave, 1975).
Kiến thức là năng lực về thu thập tin dữ liệu, năng lực hiểu các vấn đề (comprehension), năng lực ứng dụng (application), năng lực phân tích (analysis), năng lực tổng hợp (synthethis), năng lực đánh giá (evaluation). Đây là những năng lực cơ bản mà một cá nhân cần hội tụ khi tiếp nhận một công việc. Công việc càng phức tạp thì cấp độ yêu cầu về các năng lực này càng cao. Các năng lực này sẽ được cụ thể hóa theo đặc thù của từng doanh nghiệp.
Kiến thức, kỹ năng và thái độ tổng hợp lại chính là năng lực của một con người. Do đó, nếu chỉ đào tạo kiến thức thì vô hình chung đã bỏ qua hai thành phần quan trọng khác của năng lực, đó là kỹ năng và thái độ. Một người sẽ không được coi là có năng lực khi không hội tụ đủ cả ba yếu tố trên. Ví dụ:
- Nếu một nhân viên có kỹ năng giao tiếp tốt với khách hàng, có thái độ niềm nở khi đón tiếp khách hàng, nhưng không có kiến thức về quy trình và sản phẩm thì rất khó để phục vụ tốt vì sẽ không xử lý được yêu cầu của khách hàng.
- Tương tự như vậy, một người có thể rất am hiểu về quy trình và sản phẩm (có kiến thức nghiệp vụ), có kỹ năng giao tiếp với khách hàng nhưng nếu như không có thái độ tích cực thì cũng không thể hoàn thành tốt vai trò của người làm dịch vụ.
- Trường hợp thứ ba, có kiến thức tốt về nghiệp vụ, ý thức được tầm quan trọng của việc phục vụ khách hàng, đặt lợi ích của khách hàng lên trên hết (thái độ tốt), nhưng không biết cách thể hiện điều đó ra bên ngoài thông qua cử chỉ và lời nói (kỹ năng không tốt), thì cũng không thể làm khách hàng hài lòng, thậm chí đôi lúc còn gây hiểu lầm đáng tiếc.
6. Đa dạng hóa hình thức đào tạo
Không thể phủ nhận vai trò quan trọng của hình thức đào tạo truyền thống trong đó giảng viên và học viên cùng trao đổi trên lớp học với các phương tiện thông dụng như máy tính, máy chiếu, bảng viết, bảng kẹp giấy (flipchart),... Tuy nhiên, đó không phải phương án duy nhất. Trong một số trường hợp, phương pháp đào tạo truyền thông không thể dễ dàng thực hiện được vì rất nhiều lý do khác nhau: Không sắp xếp được lịch đào tạo, chi phí lớn, khó tập hợp lượng học viên đủ lớn từ nhiều vùng địa lý cách xa nhau.
Do đó, doanh nghiệp cần tính đến những hình thức đào tạo khác như đào tạo trực tuyến và đào tạo từ xa. Hai hình thức này sẽ khắc phục được những khó khăn nêu trên đối với hình thức đào tạo truyền thống. Người học có thể học ở bất cứ đâu, bất cứ thời gian nào, không cần tập hợp tại một địa điểm do đó tiết kiệm nhiều thời gian và chi phí. Như vậy, đa dạng hóa hình thức đào tạo sẽ giúp doanh nghiệp phát huy điểm mạnh đồng thời hạn chế điểm yếu của các hình thức đào tạo, gia tăng các cơ hội được đào tạo nâng cao năng lực cho nhân viên.
7. Khuyến khích đào tạo nội bộ, kết hợp với huấn luyện và kèm cặp
Đào tạo không phải là chìa khóa vạn năng cho mọi vấn đề liên quan đến năng lực, nó cần kết hợp với nhiều giải pháp khác một cách đồng bộ, bao gồm huấn luyện và kèm cặp.
Ngay đối với hoạt động đào tạo, nếu chỉ sử dụng những giảng viên chuyên nghiệp (cả trong và ngoài doanh nghiệp) thì chưa đủ. Chính các lãnh đạo và quản lý nên tham gia vào hoạt động đào tạo nội bộ vì hơn ai hết họ là người hiểu rõ về sự thiếu hụt năng lực của nhân viên, những vấn đề nhân viên thường gặp phải và có thể giải đáp mọi băn khoăn liên quan đến quy trình và kiến thức nghiệp vụ một cách nhanh nhất, đầy đủ và chính xác nhất. Để họ có thể đảm đương thêm công việc này, doanh nghiệp cần có những chính sách đi kèm và đào tạo đội ngũ này về kỹ năng giảng dạy.
Bên cạnh đào tạo nội bộ, hoạt động huấn luyện và kèm cặp trong công việc đem lại nhiều lợi ích.
- Thứ nhất, góp phần duy trì và phát triển những năng lực mà nhân viên được trang bị trong các lớp học chính thức. Nếu không có huấn luyện và kèm cặp, những kiến thức và kỹ năng... được trang bị trên lớp sẽ nhanh chóng “rơi rụng” sau khi học viên kết thúc khóa học.
- Thứ hai, có thể hướng vào một nhân viên hoặc một nhóm nhỏ nhân viên (những người cần được huấn luyện và kèm cặp) – điều khó có thể thực hiện được trong đào tạo.
- Thứ ba, tạo ra sự gắn bó giữa “sếp” và nhân viên, doanh nghiệp sẽ hạn chế được nguy cơ “chảy máu chất xám”.
- Thứ tư, cơ hội được huấn luyện và kèm cặp có thể xem như một phần thưởng đặc biệt dành cho những nhân viên có năng lực, từ đó góp phần tăng động lực làm việc.
8. Xây dựng văn hóa học tập
Văn hóa học tập trong doanh nghiệp là tất cả những giá trị, niềm tin, thái độ, thói quen, hiểu biết và chuẩn mực cơ bản đối với việc học tập, được các thành cùng thừa nhận, làm theo và chia sẻ. Một doanh nghiệp có văn hóa học tập tốt khi mọi thành viên từ lãnh đạo cấp cao nhất cho đến nhân viên mới đều luôn sẵn sàng và nhiệt tình tham gia vào các hoạt động học tập.
Khi doanh nghiệp có một văn hóa học tập mạnh và phù hợp với mục tiêu và chiến lược dài hạn đã đề ra thì tạo ra niềm tự hào cho nhân viên về tổ chức, từ đó mọi người luôn sống, phấn đấu và chiến đấu hết mình vì mục tiêu chung một cách tự nguyện; giúp lãnh đạo dễ dàng hơn trong công tác điều hành, giúp nhân viên thoải mái và chủ động trong việc định hướng cách nghĩ và cách làm, tạo ra lợi thế cạnh tranh của tổ chức và nâng cao năng lực của cá nhân.
Trên đây là 8 giải pháp đào tạo và phát triển nguồn nhân lực nhìn trên góc độ doanh nghiệp). Các giải pháp nên được vận dụng kết hợp và đồng bộ, trong đó có những giải pháp lâu dài và có những giải pháp trước mắt. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể cân nhắc thêm một số giải pháp khác như: Xây dựng chiến lược thu hút và giữ chân nhân tài, luân chuyển công việc, tăng tính thách thức trong công việc, gắn kết hoạt động đào tạo với các chính sách nhân sự (lương thưởng, đề bạt, bổ nhiệm…). Doanh nghiệp chắc chắn sẽ đào tạo và phát triển được nguồn nhân lực chất lượng cao và đồng đều khi có lộ trình học tập rõ ràng cho các vị trí, nhân viên được đào tạo thường xuyên và có định hướng, hoạt động đào tạo được chuẩn hóa theo quy trình chặt chẽ, đầu tư tích cực cho đào tạo, nâng cao năng lực một cách đồng bộ cho nhân viên thông qua nhiều hình thức phong phú và đa dạng kết hợp với không ngừng huấn luyện, kèm cặp cũng như xây dựng được văn hóa học tập./.
CRG GLOBAL
