Các đặc tính của KPI trong quản trị và quản lý Dự án.
KPI là một thuận ngữ thường để chỉ các tiêu chuẩn được chấp nhận để đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên hoặc nhà thầu. Sau đây là một số đặc tính của KPI.
1. KPI cần phải thống nhất và tuân thủ các mục tiêu của tổ chức.
2. KPI được quyết định bởi ban quản lý, các nhà quản lý và xuất phát từ công tác quản lý.
3. KPI cần được thiết kế và trình bày đơn giản và dễ hiểu.
4. Một số KPI chuyên biệt được thiết kế cho từng vị trí nhân viên hoặc nhà thầu nhất định.
5. KPI phải là kết quả thực hiện công việc mà tổ chức đó kỳ vọng và hướng tới.
6. KPI cần được thiết kế để cân bằng giá trị đạt được của từng nhân viên hoặc nhà thầu.
7. KPI không phải là chính xác trong mọi lúc, mọi nơi nên cần phải đánh giá và điều chỉnh định kỳ. (nhưng không được thay đổi thường xuyên khi đã ban hành).
Yêu cầu cần có của KPI.
Một KPI hiệu quả cần phải:
1. Chính xác;
2. Có thể đo đếm;
3. Có thể đạt được;
4. Kết nối với hiệu quả và đánh giá công việc;
5. Phải có thời gian hoàn thành.
Làm thế nào để thiết kế KPI?
Nguyên tắc thiết kế từ trên xuống, theo chiến lược mà mục tiêu của tổ chức. Tuy nhiên, để triển khai KPI tại các bộ phận thì ta cần thiết kế KPI cho bộ phận với mục tiêu bám theo chiến lược của tổ chức. Sau đây là một số nguyên tắc chung:
1. Thiết kế chỉ số/kết quả đầu ra của một công việc/bộ phận.
2. Xác định quy trình để thực hiện từng mục tiêu công việc/bộ phận.
3. Xác định tiêu chí đo, đánh giá cho từng mục tiêu bộ phận đó/công việc đó và đánh giá tầm quan trọng của từng tiêu chí.
4. Tổng hợp các tiêu chí và tầm quan trọng của các tiêu trí.
5. Xây dựng và phát triển bảng tổng hợp KPI.
Key Result Areas.
Định nghĩa KRA. KRA là thuật ngữ chỉ kết quả đầu ra của một số phạm vi, lĩnh vực hoặc kết quả đầu ra mà nội dung công việc/bộ phận/phòng ban đó đang chịu trách nhiệm.
Key Results Area là thuật ngữ đơn giản có thể được định nghĩa như trách nhiệm cơ bản của một cá nhân, một phạm vi công việc cơ bản mà một người chịu trách nhiệm.
Tầm quan trọng KRA
- Thiết lập các mục đích và mục tiêu.
- Xác định các công việc ưu tiên, từ đó cải thiện việc quản lý công việc hoặc quản lý thời gian.
- Đưa ra các quyết định có giá trị gia tăng.
- Phân định rõ vai trò của cá nhân hoặc phòng ban.
- Tập trung vào kết quả chứ không phải là hoạt động.
- Thống nhất vai trò của bộ phận hoặc cá nhân vai trò của tổ chức hoặc kế hoạch chiến lược.
- Truyền thông và kết nối mục tiêu bộ phận với các bộ phận khác.
Điều kiện của KRA.
KRA chiếm khoảng 80% vai trò và nhiệm vụ của bộ phận/phòng ban đó.
Những nhiệm vụ còn lại là trách nhiệm chung cần phải chia sẻ.
Mỗi KRA cần chiếm ít nhất 5% vai trò công việc.
Sưu tầm và lược dịch: Nhật Quỳnh - CRG GLOBAL.
