05 cách để biến con người trở thành trung tâm trong môi trường làm việ

05 cách để biến con người trở thành trung tâm trong môi trường làm việc ảo.

Posted by Kathi Enderes, Nehal Nangia on May 8, 2020.

Khi kỳ vọng về lực lượng lao động thay đổi cũng là lúc nhu cầu giữ chân nhân sự, an toàn mang tính xã hội, hay hỗ trợ hợp tác nhóm khi các nhóm viên đang ở các vị trí địa lí khác nhau, đang ngày một tăng tại các tổ chức. Họ nhận thấy cần có những sự khai sáng mới. Cách thức làm việc khác nhau đòi hỏi các chiến lược, năng lực, hành vi, tư duy để thành công khác trước.

Vậy nên làm thế nào?

Sau đây là 05 bước thực hiện.

1. Bắt đầu bằng việc hiểu môi trường làm việc ảo.

Tổ chức bắt đầu tiến trình này bằng cách hiểu các công việc cần được hoàn thành, tương tác nào là cần thiết và khách hàng của chúng ta sẽ bị tác động thế nào. Vẽ bản đồ hợp tác và tiếp cận các yêu cầu công việc sẽ giúp chúng ta quyết định công việc nào có thể hoàn thành từ xa/ảo và công việc nào thì không. Người lao động tham gia trực tiếp vào công việc và các quy trình cần phải được trang bị tốt nhất để có cái nhìn sâu sắc trong tiến trình cộng tác này (với những người mà họ làm việc mỗi ngày) và và đánh giá được công cụ nào, nguồn lực nào hoặc thông tin nào là thiết yếu).

2. Tập trung vào trải nghiệm lực lượng lao động (thường là cho một dự án/team), cần nhận rõ cái gì là khác biệt khi làm việc từ xa.

Trải nghiệm này (được định nghĩa như "tất cả các mối liên hệ giữa cá nhân với các đồng nghiệp, lãnh đạo và ông chủ - bao gồm các yếu tố cá nhân, vật lý, số hoá và tổ chức) là chìa khoá cho phương thức tiếp cận con người làm trung tâm. Việc này dứt khoát phải đặt lên tuyến đầu khi bạn quyết định cho tổ chức làm việc từ xa. Một thánh địa làm việc là nơi tập trung vào người lao động, hỗ trợ phúc lợi sẽ được hồi âm bởi các hành vi như bình đẳng, niềm tin và nhân văn. Để làm tăng các giá trị này, tổ chức cần ưu tiên phúc lợi nguồn lực và tiếp cận công việc linh hoạt, cung cấp các lựa chọn đáp ứng các yêu cầu đa dạng. Thêm vào đó, các tổ chức cũng nên hướng tới việc chia sẻ trách nhiệm bằng các hành vi/ hoạt động có kết nối rõ ràng, và việc này cần được đẩy mạnh. Nó quan trọng trong hợp tác "ảo", trong quan hệ lãnh đạo và lực lượng lao động.

Các hành vi nơi tạo ra hiệu quả tại môi trường làm việc ảo.

Giao tiếp thường xuyên	Làm việc hiệu quả
Lập ra các kênh thảo luận mở bao gồm cả việc giao tiếp thường xuyên với nhóm và giao tiếp mở với khách hàng. Dành thời gian trong ngày để tương tác xã hội.	Thiết kế nơi làm việc mà bạn có thể tập trung làm việc tại nhà. Lập ra lộ trình công việc tốt nhất với thời gian biểu của bạn. Cố định thời gian làm việc trong lịch trình ngày là cần thiết.
Sử dụng công nghệ	Dễ truy cập
Tối ưu hoá công cụ công nghệ cho hợp tác - Các cuộc họp ảo, video và hội nghị truyền hình - SMS và ứng dụng tin nhắn. - Các môi trường làm việc ảo. Giao tiếp qua điện thoại, đặc biệt là khi email không phù hợp.	Duy trì tiếp xúc qua điện thoại và các ứng dụng công nghệ khác. Hãy "xuất hiện" (nhìn thấy được), chủ động check in ảo với nhóm và để họ hiểu bạn luôn sẵn lòng giao tiếp. Đừng ngắt kết nối vào cuối ngày.
Quản lý kỳ vọng	Các lưu ý tổng hợp
Thường xuyên kiểm tra/xem lại kết quả công việc với trưởng nhóm của bạn. Tìm kiếm các phản hồi logic; cố gắng và cam kết gấp đôi việc thực hành với nhóm của bạn.	Sẵn sàng hỗ trợ nhân viên ở mọi cấp độ công nghệ trong khả năng có thể. Cung cấp kiến thức để tối ứu hoá và thiết lập môi trường làm việc của nhân viên để thành công.

Các hành vi lãnh đạo thiết yếu để hợp tác "ảo" hiệu quả.

Vai trò mẫu mực	Thực hiện
Lãnh đạo cần hành xử mẫu mực. Cho phép làm việc từ xa và trân trọng những thứ hữu ích với nhân viên và doanh nghiệp. Làm việc từ xa để hiểu và thông cảm với những người đang phải hoàn thành nhiệm vụ trong khả năng	Thách thức nhận thức phổ biến mà "gặp mặt ảo" "thói quen làm thêm giờ", hoặc "nhìn thấy được" tại văn phòng ngang với năng suất và hiệu quả công việc. Cung cấp các phản hồi ngay và luôn nếu công việc không tiến triển tốt. Giúp đỡ ngăn chặn sự phát triển của các thói quen xấu.
Thành công trong đánh giá	Văn hoá
Gắn kết quản lý hiệu quả làm việc thường xuyên. Chủ động kiểm tra trưởng nhóm và đưa ra các phản hồi kịp thời.	Chấp nhận thành công của làm việc từ xa là việc chia sẻ trách nhiệm của nhân viên, nhà quản lý và nhà lãnh đạo. Khuyến khích nhân viên làm việc từ xa để có thể ngắt tương tác làm việc vào cuối ngày, duy trì cuộc sống - công việc cân bằng.
Công nghệ	Quản lý kỳ vọng
Đòn bẩy khuyến khích các công cụ và công nghệ hợp tác để làm việc hiệu quả khi team làm việc từ xa. Đừng quá mệnh lệnh và nguyên tắc. Hãy để các team xác định phương pháp của họ trong khuôn khổ mục tiêu và hướng dẫn của công ty.	Nhận biết các kỳ vọng trong và ngoài của các cổ đông cũng như từng team và các cá thể. Hiểu và giao tiếp dựa trên quan hệ của lòng tin, sự tôn trọng, giao tiếp mở, rõ ràng về kết quả công việc.

3. Thêm hỗ trợ cho cả nhân viên và lãnh đạo.

Các nhà lãnh đạo đóng một vai trò quan trọng khi họ tạo chất xúc tác thay đổi ở từng tổ chức. Các nguồn lực, công nghệ có thể giúp họ phát triển các mối quan hệ ràng buộc và hỗ trợ hợp tác trong môi trường ảo. Không phải là bỏ đi tương tác cá nhân mà nó ngầm định việc tư duy theo cách mới giữa người này với người kia ở môi trường tách biệt. Tối ưu hoá các cuộc họp giữa các cá nhân là phương tiện hữu ích để xây đắp việc gắn kết, trải nghiệm lấy con người làm trung tâm.

Để tâm tới người nghe	Chuẩn bị tốt
Cân nhắc người được mời họp, liệu ai là người cần tham dự, múi giờ lúc đó, ai là người phải làm việc ở bên ngoài nhiều hơn. Yêu cầu những người tham dự họp online phải lịch sự và lễ độ khi tham gia họp.	Gửi trước các tài liệu cần thiết cho người tham dự; chỉ định một người điều phối cuộc họp; tính trước các vấn đề trục trặc kỹ thuật có thể xảy ra. Yêu cầu người dự phải dùng tai nghe và che màn hình nếu nơi họ ngồi họp không phải là chốn riêng tư.
Nhìn xa trông rộng	Hoạt bát và năng tương tác
Khuyến khích người tham gia họp bằng việc thúc đẩy các thế mạnh và phong cách học tập của họ. Khuyến khích người dự chia sẻ các suy nghĩ và ý tưởng. Xác định các vấn đề có thể tiếp cận được. Gửi biên bản họp/ghi chú sau họp cho mọi người.	Tạo ra luật chung cho phép khuyến khích tương tác và gắn kết, gồm: mời đặt câu hỏi, thăm dò ý kiến, dừng lại để hỏi xem người nghe có câu hỏi gì không, hoặc kiểm tra các vấn đề kỹ thuật. Giảm thiểu thời gian họp và tối đa hoá giá trị tương tác qua cuộc gọi. Yêu cầu người tham dự không hỏi quá nhiều.
Hợp tác	Luôn hiện diện
Trong một môi trường ảo, khác biệt về ý kiến và phương pháp có thể bị khuếch đại. Hãy nỗ lực tổng hợp cả việc mời nói, nghe, phản hồi với những kỳ vọng khác nhau. Để người nghe hiểu rằng hợp tác có thể và nên tiếp tục sau cuộc họp online; làm rõ trên các kênh giao tiếp thích hợp cho việc theo sát các điểm đã được thống nhất và hành động sau đó.	Video là cách tốt thứ 2 để gắn kết team và tiếp tục kết nối bất kể khoảng cách thế nào. Khi dùng video, thì người nghe sẽ có xu hướng bớt xao nhãng, tập trung vào thảo luận và gắn kết. Quan tâm tới các cuộc họp có video, bao gồm camera luôn sẵn sàng hoặc phải che đi môi trường mình đang ngồi họp.

4. Sử dụng dữ liệu để đưa ra các quyết định và mở ra các cơ hội để điều chỉnh phù hợp.

Có một nghiên cứu đã chỉ ra rằng nếu bạn sử dụng dữ liệu nghiên cứu về nơi làm việc thì hiệu suất làm việc của tổ chức sẽ tăng 15 lần. Thông tin dữ liệu có thể thể lấy từ nguồn nội bộ của tổ chức, ví dụ: hệ thống thông tin của phòng nhân sự, dữ liệu khảo sát nhân viên, hệ thống quản lý nghiệp vụ; hay từ bên ngoài, như: các yêu cầu của khách hàng, xu hướng thị trường nhân sự tài năng, dữ liệu về nhân sự tiềm năng cho các vị trí công việc). Các tổ chức cần sử dụng các loại dữ liệu khác nhau giúp quyết định cái gì cần thay đổi, bắt đầu thí điểm từ những cái nhỏ với các lựa chọn về nơi làm việc khác nhau, sau đó lặp lại và tăng quy mô thay đổi một cách từ từ.

5. Đánh giá bức tranh lớn.

Do các tổ chức sẽ tiến triển dựa vào các nguyên tắc nêu trên, họ nên dành thời gian nhìn lại và so sánh giữa môi trường làm việc ảo và môi trường làm việc truyền thống. Tổ chức có thể tạo được nhiều giá trị hơn với môi trường làm việc ảo. Trao quyền và linh hoạt trong vai trò và bối cảnh hiện tại có thể mở ra những cánh cửa cho lực lượng lao động hiện tại để tạo ra các tác động lớn hơn và nhiều giá trị hơn.

Nhật Minh - CRG GLOBAL.

Dịch từ Human Resource Today. (8/5/2020)