Việc lập một báo cáo chiến lược hay báo cáo tiến độ là một phần trong quản lý nhân sự, và có thể đóng vai trò thiết yếu trong việc sử dụng hữu ích các nguồn lực nhân sự tại các doanh nghiệp nhỏ. Báo cáo nhân sự là công cụ giao tiếp quyền lực, có thể tác động tới quyết định của lãnh đạo cấp cao nhất.
1. Chắc chắn là bạn biết rõ thông tin được yêu cầu, mục đích và báo cáo cho ai. Vì việc này quyết định nội dung, chi tiết, độ sâu và cách bài trí văn bản.
2. Tập hơp thông tin. Một số tổ chức tự thông tin nhân sự từ hệ thống dữ liệu tự động. Nhưng nếu bạn không có hệ thống đó, bạn phải lấy từ các sheet văn bản lưu trữ. Hầu hết các thông tin nhân sự là thông tin thống kê tại một thời điểm nhất định như: thuê mới, thăng chức, thôi việc, hay thông tin về lương. Muốn có nhiều thông tin sâu hơn về hoạt động của nhân viên thì cần càng nhiều thông tin chi tiết về thị trường lao động địa phương, ngân sách; và kỹ năng viết của bạn phụ thuộc vào bạn đang báo cáo cho ai.
3. Nhận dạng và lên biểu đồ cho số liệu thống kê. Ví dụ, thường xuyên vắng mặt vào một số ngày nhất định hay tăng số lượng nhân viên đột biến. Phân tích các biểu đồ, ví dụ: tỷ lệ vắng mặt hay nhân viên thôi việc tại một phòng ban nhất định có thể chỉ ra vấn đề quản lý cụ thể tại phòng ban đó, từ đó điều tra kỹ hơn hoặc có các hành động khác được ghi lại trong báo cáo. Bạn cũng có thể lưu ý một cá nhân vắng măt thường xuyên vào những ngày nhất định, điều này có nghĩa là cá nhân đó đang có vấn đề.
4. Hãy viết nháp báo cáo theo phong cách của công ty bạn hoặc dùng một bản mẫu template có chỉ dẫn về: tiêu đề, tóm lược và gợi ý. Với các báo cáo trang trọng, hãy bắt đầu báo cáo tổng quát và có tờ lá mặt.
5. Giải thích các mục tiêu đề ra trong các kỳ trước có đạt được không, nếu không đạt được, giải thích tại sao. Sự thiếu hụt đó cần được diễn giải thế nào. Các mục tiêu dự tính trong kỳ tiếp như tuyển người, giữ người, giảm sự vắng mặt, giải thích được bạn sẽ đạt được mục tiêu đó bằng cách nào. Cần tạo ra liên hệ giữa các mục tiêu, hoạt động nhân sự với các mục tiêu của tổ chức, như thuê nhiều nhân công sản xuất hơn để đáp ứng tốt hơn kết quả sales ngày một tăng.
6. Xác định các yếu tố bên ngoài có thể tác động tới kinh doanh và các hoạt động nhân sự kéo theo sau đó, trong một tương lai có thể dự đoán trước. Có thể bạn mong sẽ áp dụng công cụ phân tích PEST (chính trị, môi trường, xã hội, Kỹ thuật) và giải thích tại sao chức năng nhân sự có thể bù đắp được trong các kết quả được dự báo trước, cũng như đưa ra các đề xuất về các hoạt động cần thiết. Ví dụ, công nghệ tân tiến có thể tác động trực tiếp lên sản phẩm hay sức mua của khách hàng như thế nào. Nhân viên có cần được đào tạo thêm để theo kịp tiến độ, hay công ty sẽ phải cho nghỉ việc nhân viên nếu cầu tiêu thụ giảm đi.
7. Sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu, tránh các thuật ngữ nhân sự rắc rối trong trường hợp người đọc báo cáo của bạn là đồng nghiệp các phòng ban khác hay cổ đông.
8. Chia báo cáo thành các đoạn và đánh dấu các đoạn nhỏ hơn cho rõ ràng. Tiêu đề báo cáo cần đầy đủ ngày tháng, mục đích và a là người viết.
9. Viết báo cáo một cách chính xác, tập trung vào các điểm nhấn, sơ đồ và biểu đồ phù hợp. Người đọc rất ít thời gian và chỉ muốn các con số thực tế.
Sưu tầm và dịch từ tiếng Anh: Bourbon Quỳnh.
MENU
